So erstellen Sie Ihr Sprint Backlog richtig

​Ein Sprint Backlog erstellen ist eine Aufgabe, die jedes Scrum Team vor sich hat. Besonders das Entwicklungsteam hat seinen Fokus auf dem Sprint Backlog, denn es ist der Plan für den Sprint. Es lohnt sich ein paar Gedanken und Ansichten zum Sprint Backlog zu reflektieren, um mit einer guten und praktikablen ​Lösung für das eigene Team in die Sprints gehen zu können.

In diesem Artikel beleuchte ich das Artefakt Sprint Backlog genauer und zeige meine Erkenntnisse, Praktiken und Erfahrungen damit auf.

​Reflexion: Sprint Backlog in Scrum

​In Scrum ist das Sprint Backlog der Plan des Entwicklungsteam für den Sprint das Sprint Ziel zu erreichen und ein Done Inkrement zu ​entwickeln. ​Dieses wird im Scrum Event Sprint Planung erstellt.

Der Scrum Guide über das Sprint Backlog

​Schauen wir uns auch hier einmal kurz an, was über das Sprint Backlog im Scrum Guide zu lesen ist und machen uns dann daran, wie wir das Sprint Backlog am besten umsetzen können.

Backlog im Scrum Guide 2016

Scrum Guide

The Sprint Backlog is the set of Product Backlog items selected for the Sprint, plus a plan for delivering the product Increment and realizing the Sprint Goal. The Sprint Backlog is a forecast by the Development Team about what functionality will be in the next Increment and the work needed to deliver that functionality into a "Done" Increment.

​[...]

​Ein Artefakt

​Das Sprint Backlog ist damit eines, der drei im Scrum Guide genannten Artefakte. Es findet damit seinen Platz neben dem Product Backlog und dem Produktinkrement. Dieses Trippel habe ich im Blog an anderer Stelle schon genauer betrachtet.

​Erstellung des Sprint Backlogs

​Das Event Sprint Planning

Backlog in der Sprint Planung

​Das Sprint Backlog wird während des Sprint Plannings erstellt. Diesen Sachverhalt schaue ich mir nun nicht weiter an, auf der Startseite und im Artikel über das Sprint Planning finden Sie weitere Informationen dazu, wenn Sie das Thema näher interessiert.

Im Folgenden gehe ich nun auf die eigentliche Erstellung des Sprint Backlogs ein und auf das, was Sie beachten sollten und wie Sie folglich ein guten Sprint Backlog erstellen können.

Das Sprint Backlog

Das Sprint Backlog erstellen Sie am einfachsten, ​durch ​die nun folgenden Schritte. Wenn Sie Ihr Sprint Backlog erstellen,​ achten Sie bitte trotzdem auf Ihre Rahmenbedingungen​. Mein Weg funktioniert oft gut, ist aber kein allgemeine Lösung. Gerade für die Scrum Anfänger oder die Verbesserer finden sich hier einige Dinge, die zu​r ​Reflexion einladen.

Aus was besteht das Sprint Backlog?

​Wenn Sie Ihr Sprint Backlog erstellen, denken Sie bitte daran, dass das Sprint Backlog mehr als das eigentliche Board ist. Das Sprint Backlog ist der Plan des Entwicklungsteam für den Sprint, wie es gedenkt das Sprint Ziel zu erreichen und ein Done Inkrement zu bekommen. Deswegen sollten Sie auf die folgenden Dinge Wert legen.

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    Die Definition of Done. Achten Sie darauf, dass beim Sprint Backlog auch die Definition of Done vorhanden ist. Sie hilft nicht nur dem Entwicklungsteam abzuschätzen, wieviele Einträge es in einem Sprint schaffen kann, sondern schafft auch das Verständnis, wann Arbeit fertig ist.
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    ​Das Sprint Ziel. Das Sprint Ziel hilft die Richtung des Sprints zu verstehen. Und damit sollte das Sprint Ziel natürlich mit dem Plan des Entwicklungsteam harmonieren.
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    Das Sprint Board. Hier visualisieren Sie des Arbeit des Teams. Häufig verstehen Teams unter dem Sprint Backlog nur dieses Board.

​Wie wird das Sprint Backlog aufgebaut?

Sprint Backlog erstellen Schritt 1

​Wenn Sie das Sprint Backlog aufbauen, hilft aus aus meiner Sicht so einfach wie möglich zu bleiben. Dabei bieten sich vier Spalten an:

  • 1
    ​Product Backlog Item. Die erste Spalte hält das Product Backlog Item. Es ist damit entweder genau das Element aus dem Product Backlog oder aber eine Kopie davon. Es dient mehr oder weniger zu Gruppierungs- und Übersichtszwecken. Sie können dann auch pro Product Backlog Item eine "Swimlane" einziehen, die eine bessere Übersicht schafft, in dem es die Backlog Items von einander optisch trennt.
  • 2
    Die geplante Arbeit. In der zweiten Spalte hängen Sie dann alle Arbeit auf, die das Team sich für die entsprechenden Product Backlog Items überlegt hat. Sie finden dann in der Regel zu jedem Product Backlog Item mehr als eine geplante Aufgabe.
  • 3
    Die aktuelle Bearbeitung. Alle Arbeit, die sich aktuell in der Bearbeitung beim Team befindet, ist in dieser Spalte zu finden. Sie können diese Spalte auch über ein WIP (work in progress) Limit steuern. Dann dürfen sich zu keinem Zeitpunkt mehr als X Aufgaben in diesem Schritt befinden.
  • 4
    ​Fertige Aufgaben. ​Hat das Team Aufgaben abgeschlossen, dann werden diese Aufgaben hier hin gehängt.

​Die parallele Arbeit begrenzen

​Um den Scrum Wert Fokus zu ​erreichen, kann es ​unter anderem sehr sinnvoll sein, dass Sie die parallele Arbeit begrenzen. Dazu können Sie mit sogenannten WIP Limits arbeiten.

Sprint Backlog erstellen Schritt 2 WIP Limit

​Ein WIP Limit finden Sie in der Regel über der Spalte, beim entsprechenden Schritt. Es wird als Zahl, oft in rot und eingerahmt dargestellt. Jetzt gilt es aufzupassen: zu keinem Zeitpunkt dürfen mehr Aufgaben, als die Zahl ausdrückt, sich im Schritt befinen.

​Avatare nutzen

Sprint Backlog erstellen Schritt 3 Avatar

​Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Avatare zu nutzen. Wenn Sie Ihr Sprint Backlog analog erstellen, dann haben Sie sehr wahrscheinlich kleine "Kunstwerke" als Avatare. Neben der Transparenz, die Sie sofort etablieren, haben Sie auch die Möglichkeit ein WIP Limit über die Avatare aufzubauen. Wenn ein Mitarbeiter keine Avatare mehr hat (z.B. durch die Regel, dass jeder Mitarbeiter nur drei dieser Avatare haben darf), dann kann er auch keine weiteren Aufgaben mehr anfangen.

​Sprint Ziel direkt am Sprint Board platzieren

​Wenn Sie das Sprint Ziel direkt am Sprint Board platzieren, dann können Sie einfach im Daily Scrum gegen dieses reflektieren. Egal ob Sie einen eher diskussionsbedingten Ansatz nutzen, oder sich an den drei Fragen orientieren - ​Sie haben einen visuellen Anker, der wirkt.

Sprint Backlog erstellen Schritt 4 Sprint Ziel

​Definition of Done in die Nähe der "fertig" Spalte

Sprint Backlog erstellen Schritt 5 DoD

​Hängen Sie die Definition of Done immer in der Nähe von der Spalte fertig auf. Es gehört zum einen thematisch direkt dort hin, zum anderen bietet dieser Platz immer eine Möglichkeit zur Reflexion.

Wo befindet sich das Sprint Backlog?

Wenn Sie ein Sprint Backlog erstellen, dann versuchen es möglichst analog zu benutzen. Das Product Backlog wäre eher ein Kandidat für ein digitales Tools. Die wenigstens Tools schaffen es nämlich die Definition of Done, das Sprint Ziel und das Sprint Board sinnvoll darzustellen. In dem Sprint haben Sie oft nicht so viele Aufgaben, dass ein analoges Abbilden aus dem digitales Product Backlog ​größere Schwierigkeiten darstellt würde.

Das Sprint Backlog befindet sich optimalerweise direkt beim Entwicklungsteam. Es ist der Plan des Entwicklungsteam, also macht es natürlich Sinn, wenn es dort zu finden ist. Wenn Sie einen Teamraum haben, dann gehört das Sprint Backlog genau dort hin.

​Wie ordnet man das Sprint Backlog an?

​Wenn Sie das Sprint Backlog positionieren möchten gibt es einige Dinge, die Sie im Auge bahalten können, um die Akzeptanz des Sprint Backlogs zu erhöhen.

​Stop's & Shop's

​Analog vs. digital

​Ein analoges oder digitales Sprint Backlog erstellen - was ist besser? Analog schlägt digital - gerade wenn das Teams noch nicht erfahren ist und eine hohe Reife in der Anwendung von Scrum hat, kann ich ein analoges Sprint Backlog nur empfehlen. Schauen wir uns kurz einmal an, warum ich das Sprint Backlog in der analogen Variante bevorzuge

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    Änderungen am analogen Sprint Backlog sind schnell gemacht. Es benötigt keinen Administrator vom Tool, es geht kein Gesuche los, "wer kann mir dieses Recht geben" oder "welches Recht brauche ich dazu?". Wir erinnern uns kurz: Menschen und Interaktionen mehr als Prozesse und Tool.
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    ​Ein digitales Sprint Backlog wird als vorgegeben wahrgenommen. Haben Sie schon mal in einem Tool wie Jira gearbeitet? Wie oft sind Sie auf die Idee gekommen, den Prozess anzupassen? In der Regel macht man das wenig - es riecht nach Vorgaben und "hinzunehmenden Voraussetzungen".
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    ​Ein analoges Sprint Backlog ist schnell aufgebaut und geändert. Sie brauchen recht wenig Invest, um ein Sprint Backlog zu installieren. Wenn Sie sich erst ein Tool auswählen müssen, dann vielleicht Lizenzen anfordern und eine Einrichtung durch die IT benötigen, dann kostet das alles Zeit. Die Zeit haben Sie locker schon wieder drin, wenn Sie analog starten (was nicht bedeutet, dass Sie es immer analog machen müssen).
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    ​​Wer analog startet, kennt die digitalen Anforderungen. ​Sie können sehr einfach die Anforderungen für Ihr digitales Board durch einen analogen Prototypen erarbeiten. Sie werden nach einiger Zeit merken, dass Sie den Prozess nur noch wenig anpassen. Halten Sie dann Ihre Anforderungen fest und Sie wissen sehr gut, nach welchem Tool Sie mit welchen Anforderungen Sie Ausschau halten müssen.

Sprint Board, Sprint Ziel und Definition of Done

Hängen Sie - wie oben bereits beschrieben - das Board gemeinsam mit dem Ziel und der Definition of Done auf. Halten Sie unbedingt dann Ihr Daily Scrum auch immer vor dem Board, dem Ziel und der DoD ab. Hier sind meine Favoriten für dieses Vorgehen.

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    ​Die Fragen im Daily Scrum lassen sich auch visuell auf das Sprint Ziel beziehen. Wenn Sie das Daily Scrum nach den drei Fragen ausrichten, dann hilft der Blick und die Visualisierung auf das Sprint Ziel, die Fragen fokussiert vorzunehmen.
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    Definition of Done hängt beim "fertig". Wenn Sie die Definition of Done (in der Regel eine Liste von Kriterien) neben der Spalte "fertig" hängen haben, dann schärft das noch einmal zu reflektieren, ob beim "Umhängen" von "Bearbeitung" auf "fertig" auch wirklich an alles gedacht wurde.

​Sprint Backlog in der Retrospektive

​Auch das Sprint Backlog gehört zur "Infrastruktur" Ihres Teams und diese können Sie ohne Probleme in einer Retrospektive genauer beleuchten. Und genau das sollten Sie von Zeit zu Zeit auch tun, um den Prozess nicht aus den Augen zu verlieren.

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