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Methoden und Werkzeuge

Magic Prioritization

 Mai 10, 2018

von  Sebastian

​Mit Magic Prioritization verfügen Sie über ein sehr einfaches aber doch wirkungsvolles Mittel, das Sie nutzen können, um große Mengen an Elementen wie Product Backlog Items oder auch sonstige Einträge, Anforderungen oder Ideen in eine relative Reihenfolge bekommen können.

​Magic Estimation vs. Prioritization

​Magic Prioritization ​und Magic Estimation klingen ähnlich, sind auch ähnlich, aber der Fokus ist ein anderer. Während wir ​bei Magic Prioritization auf eine relativen Priorisierung Wert legen, haben wir bei Magic Estimation den Fokus immer auf der relativen Schätzung​.

Vorbereitungen für Magic Prioritization

Zu priorisierende Elemente vorbereiten

​Wie auch bei Magic Estimation nicht anders, werden die zu bewertenden Einträge ausgedruckt und vorbereitet. Sie können diese auch auf Zetteln bereitstellen. Die Einträge müssen zu Beginn der Priorisierung vorhanden sein.

​Sie können die entsprechenden Ausdruck auch noch etwas vorbereiten. So kann es zum Beispiel hier je nach Situation sinnvoll sein, gleich ein Feld für die später geschätze Größe anzulegen. Das hilft auch gerade dann, wenn Sie die Werte in ein Tool überführen wollen.

​Eine beschriftete Skala für die Priorisierung

​Sie benötigen entweder einen großen Tisch oder Platz auf dem Boden. Dabei sollten Sie eine Skala einführung, die am oberen Ende mit "wichtig" beschriftet ist und am unteren Ende mit "weniger wichtig" beschriftet ist.

​Am schnellsten geht das in der Regel, wenn Sie sich dazu Maler Krepp oder ein anderes Klebeband schnappen und damit eine Linie auf dem Boden / Tisch "zeichnen". Die Beschriftung können Sie dann mit Klebezetteln oder Karteikarten vornehmen und an die entsprechenden Ende legen.

​Gleiches Verständnis

​Etablieren Sie auf alle Fälle ein gleiches Verständnis über den zu priorisierenden Inhalt. Wenn Sie das nicht im Vorfeld tun, dann müssen Sie später während des Vorgangs der Priorisierung diese Diskussionen auf Basis des Verständnis von den Backlog Items zulassen.

​Ich habe mehrere Teams gesehen, die das gleiche Verständnis nicht im Vorfeld erarbeiten. Dadurch entstehen dann Unruhen, denn die Leute wollen und müssen sich austauschen. Das muss nicht falsch sein, dann planen Sie aber deutlich mehr Zeit für Ihr Magic Prioritization ein.

​Durchführung für Magic Prioritization

​Verteilen der Product Backlog Items

​Alle Product Backlog Items können Sie willkürlich an die Teilnehmer verteilen. Dabei sollten Sie darauf achten, das jeder ungefähr gleich viele Elemente bekommt, ein leichtes Ungleichgewicht ist aber völlig normal und durchaus kein Problem.

Keine Diskussionen

​Während des Vorgangs der Priorisierung darf nicht gesprochen werden. Dafür müssen Sie - wie eingangs erwähnt - das Verständnis geschaffen haben. Wenn das nicht etabliert ist, werden Sie hier sehr wahrscheinlich nicht ohne Gspräche auskommen, denn die Klarheit der zu priorisierenden Elemente ist dann nicht gegeben.

​Auslegen der Product Backlog Items

​Zur Bewertung der Product Backlog Items können Sie sich an das folgende Muster halten und immer wieder durchlaufen, bis keine Einträge mehr existieren:

  • ​Der erste Teilnehmer legt seinen Eintrag auf den Boden bzw. die vorbereitete Fläche, auf der die Priorisierung stattfindet.
  • ​Dann folgt der zweite Teilnehmer, der als erste entscheiden muss, ob sein Eintrag wichtiger (dann legt er in oberhalb des existierenden Eintrages ab) oder weniger wichtig (dann legt er ihn unterhalb des existierenden Eintrags ab).
  • ​Der nächste Teilnehmer darf dann seine Einträge entweder ganz nach oben (ganz wichtig), ganz nach unten (wenig wichtig) oder irgendwo zwischen zwei liegende Element platzieren. Wichtig dabei ist, dass er abgesehen von seinem Element keine Reihenfolge ändern darf.

Verändern der Reihenfolge

​Wenn alle Product Backlog Items liegen, dann dürfen die Teilnehmer auch die Reihenfolge der einzelnen Elemente verändern. Dabei darf immer nur ein Element zur gleichen Zeit umgelegt werden. Die anderen Teilnehmer verfolgen das aktiv.

​Wenn ein Eintrag umgelegt wird - was jedem Teilnehmer zusteht - bekommt dieses Element eine Markierung. Wenn eine Karte drei Punkte bekommen hat, dann ist sie zunächst einmal aus der Bewertung zu nehmen.

​Abschluss der Priorisierung

​Es wird nach einer gewissen Zeit Ruhe einkehren. Die Teilnehmer haben sich damit auf eine gewisse Priorisierung geeinigt.

​Das ist ein sehr natürlicher Prozess, der sich automatisch einstellt. Hier bedarf es in der Regel kaum Eingriffe. Lassen Sie trotzem eine Zeit laufen und kommunizieren, wie lange die Teilnehmer sich die Zeit nehmen dürfen.

​Umgang mit entfernten Elementen

​Wenn Sie in der Priorisierung ein oder mehr Elemente bekommen, die drei Striche bekommen, müssen Sie diese im Nachgang besprechen. Dazu können Sie diese dann im Plemnun durchsprechen. Dabei können grundsätzlich zwei Dinge passiert sein

  • Das Element ist inhaltlich nicht verstanden. Dann müssen Sie das Element besprechen und den Inhalt der Karte klären. Da hilft oft schon die Diskussion in der Gruppe mit den Personen, die am Umlegen beteiligt waren.
  • ​Eine Einigung der Reihenfolge ist nicht möglich. Wenn Einträge verstanden sind, aber es zwei oder mehrere Personen sich einfach nicht auf eine Reihenfolge verständigen können, benötigen Sie ebenso eine Klärung im Plenum.

Sebastian

Ein paar Worte über den Autor
Agile Team Facilitator Sebastian Schneider
Agile Team Facilitator Sebastian Schneider
Sebastian Schneider CSP
Sebastian Schneider CSP-PO

Sebastian Schneider ist dem Framework Scrum - es war Liebe auf den ersten Sprint - bereits seit 2005 verfallen. Seitdem begleitet er Unternehmen (meist größere) bei der Transition in eine neue Arbeits- und Produktwelt. Dafür findet er den richtigen Grad zwischen zielgerichteten systemischen Impulsen und dem nachhaltigen Coaching in der Organisation, um diese bei der Entwicklung und Optimierung des eigenen Kundenmehrwerts zu unterstützen und entwickelt mit ihnen Produkte, die ihre Kunden lieben. Im richtigen Maß gehören dazu die effektive und effiziente Facilitation dazu, sowie agile Spiele und Simulationen, die sein Themenfeld auf einfache Art begreiflichen machen. Auf Konferenzen, sei es im Fachbeirat oder als Akteur, gibt er gerne Erkenntnisse weiter und freut sich über Kontakte von Angesicht zu Angesicht.

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