Hilft Unternehmen: Transparenz und kleine Aufgaben

​Unternehmen, die nach agiler Unterstützung rufen, brauchen oft noch gar ​keine Agilität. Zumindest​ zu Beginn noch nicht. Es fehlt an ​grundlegenden Dingen. ​Diese Beobachtung bei Kunden möchte ich in diesen Artikel teilen. ​Das Überraschende ist, dass es ​nicht viel benötigt, um besser zu werden! Mit kleinen Änderungen hinsichtlich der Transparenz über der zu leistenen Arbeit und kleinen, verfeinerten Aufgaben gewinnen Unternehmen oft schon eine Menge gegenüber ihrem aktuellen Vorgehen.

​Die Bestandsaufnahme

​Wenn Unternehmen Projekte durchführen, dann geschieht das mehr oder weniger organisiert. Rückblickend fallen mir dabei fast immer sehr ähnliche ​Situationen auf. ​Zu Beginn teile ich meine Beobachtungen, im ​weiteren Verlauf konzentriere ich mich dann auf zwei kleine Änderungen, die helfen können.

​Es ist gar nicht klar, was zu erledigen ist

​Ich unterstütze aktuell größere, bekannte und namenhafte Unternehmen. Natürlich denke ich implizit zu Beginn immer, "na, die werden schon wissen, wie sie ein Produkt konkret entwickeln". Das Spannende ist aber: ​nicht alle wissen das wirklich! Einige typische Beobachtungen finden Sie hier:

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    ​Es sind grundlegende ​Informationen über das Produkt mit dem Kunden nicht abgesprochen. Es wird aber auch nichts aktiv dagegen getan. Es finden sich häufig Ausreden, warum das nicht der Fall ist ("Kunde hat gerade keinen Ansprechpartner"; "Kunde hat neuen Prozess"; ...)
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    ​​Was inhaltlich genau entwickelt werden soll ist unklar. Es existieren Excellisten mit nicht konsolidierten Inhalten. Auf genauere Nachfragen hört man nur, dass "man da mal noch nachfragen müsse" oder auch "noch einen Workshop / ein Gespräch zur Erhebung von Anforderungen benötigte".

​Auch wenn das vielleicht etwas zu plakativ oder trival klingt, ist es das in meinen Augen (leider) nicht. Es sind viele Wege und Prozesse im Zusammenspiel mit dem Kunden unklar. Wir erinnern uns nur kurz: der Kunde ist der, für den wir auch Wert liefern wollen! Also sollten wir auch grundlegend verstehen, wie dieser Wert aussieht und wie wir diesen generieren können!

​Das was nicht klar ist, ist auch nicht sichtbar

​Fängt man ​an, etwas an nachzubohren, dann stößt man doch recht schnell auf Probleme. Jede Antwort auf die Fragen bringt neue Defizit zu Tage. Das Interessante dabei ist, das auch den Teilnehmern sehr schnell klar wird, dass hier riesige Probleme schlummern.

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    ​Die Mitarbeiter arbeiten nicht gegen das System, aber sie haben auch nicht gelernt, sich aktiv um die richtigen Dinge zu kümmern. Es gibt viele parallele Prioritäten, die unter einen Hut gebracht werden müssen. Es ist überhaupt nicht klar, was einzelne Mitarbeiter noch das ganze Team zu leisten haben.
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    ​Aufgaben werden oft durch Zuruf umgesetzt, es ist nicht transparent, dass hier viel Arbeit vorhanden ist. Die taucht nirgendsauf, wird nicht gegen andere Aufgaben priorisiert und führt dazu, dass bei Problemen im Projekt, die Mitarbeiter keine Zeit haben und der Projektfortschritt leidet.

​Falsche Personen in den Rollen

​Zu den vorherigen Problemen gesellt sich in der Regel recht schnell, dass Rollen nicht mit den Menschen besetzt sind, die auch zu diesen Rollen passen. Hier spielt ebenso die fehlende Transparenz häufig eine Rolle: die Mitarbeiter die zu bestimmten Rollen passen, werden nicht für diese Rollen ausgewählt, weil es leider gar nicht klar ist, dass diese die richtigen Skills dafür besitzen. Stattdessen finden sich häufig Personen in diesen Rollen, die das eben "schon immer so machen".

​Das provoziert natürlich ganz extrem zwei Probleme. Nicht nur, dass Unternehmen so massiv an Performance verlieren, sie demotivieren auf der anderen Seite noch massiv die Mitarbeiter.

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    ​Die Motivation der Mitarbeiter, die etwas leisten wollen und in den Rollen ihre Fähigkeiten auspielen können, werden nicht berücksichtigen.
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    ​​Das Unternehmen verspielt massive Potentiale, die in den Mitarbeitern schlummern.

Änderungen, die helfen

​Transparenz erhöhen

Als erstes muss schnellsten im Team und mit dem Kunden klar werden, was es wirklich zu tun ist. Auch jetzt wird sich der ein oder andere Leser gedanklich verabschieden und denken, das ist ja zu trivial. Auch hier lassen sich aber immer wieder ganz elementare Dinge vermissen, die Ihnen konkret helfen können!

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    ​Kommunikation. ​Die richtigen Personen, die auf der einen Seite die Arbeit festlegen und die, die die Arbeit erledigen müssen regelmäßig und zielführend die richtigen Informationen austauschen.
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    ​Priorität. Es muss klar sein, welche Person eine Entscheidung darüber treffen kann, was an Arbeit zu tun ist und vor allem in welcher Reihenfolge das geschehen soll.
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    ​Selbtermächtigung und -organisation. Verzichten Sie auf mehr Ebenen im Projekt und versuchen Sie Entscheidungen dort treffen zu lassen, wo diese nötigt sind. Von den richtigen Personen.

​Rollenverständnis schärfen

​Nicht selten haben Sie motivierte Mitarbeiter im Haus, aber es ist nicht klar, was die entsprechend ausgefüllten Rollen dürfen, wo Grenzen und wo Entscheidungsbefügnisse liegen. Eine erste Frage nach konkreten Beschreibungen (wie AKV-Matrizen) laufen nicht selten ins Leere. Wer historisch zu seiner Rolle gekommen ist, wird diese oft nicht abgeben wollen. Es ist auch gar nicht gewünscht, dass hier konkrete Dinge festgehalten werden.

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    ​Weniger Rollen. ​​In Studien finden Sie einen Zusammenhang von der Anzahl der Rollen im Unternehmen zur Kommunikationssättigung: wie oft müssen Mitarbeiter reden, weil etwas nicht klar ist? Mit weniger Rollen und passende Absprache sind Unternehmen schneller.
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    ​Inhalte. ​Klären Sie, was in den Rollen wirklich steckt. Kommunizieren Sie diese Inhalte auch. Erarbeiten Sie diese zudem immer mit den betroffenden Personen.
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    ​​Management. ​Das Management muss mehr Leadership Funktionen erfüllen und die Rollen aktiv auf der Entwicklung unterstützen.

​Fazit

​Ich traue mich eigentlich gar nicht das Fazit aufzuschreiben. Doch wenn nur alle Unternehmen wüssten, was an Aufgaben vorhanden sind und was diese Aufgaben konkretn beinhalten, dann hätten wir deutlich weniger Probleme in Projekten.

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