Gute Scrum Meetings - Einladung

Gute Scrum Meetings: so gehen Sie vor!

Gute Scrum Meetings sind - je nach Organisation - überraschend selten gesehen. Nachdem Scrum eingeführt wurde, finden sich immer wieder Personen, die sich über zu viel Meeting Overhead in Scrum beschweren. Komisch, denn das Verhältnis in Scrum von der reinen "Arbeitszeit" zur "Meetingzeit" ist gut. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Meetings, welche Arten es gibt und wie Sie das meiste aus diesen Events holen.

Scrum Meetings und Probleme

Ich habe viele Organisationen erleben dürfen. Da ich sehr viel im Kontext von Teams aktiv bin, die Scrum durchführen, lerne und sehe ich jede Menge über die Meetings. Über einige der allgemeinen Probleme schreibe ich in diesem Abschnitt.

Natürlich kenne ich Ihre Organisation nicht im Detail, aber lassen Sie mich im Folgenden doch einmal raten. Dazu stelle ich Ihnen typische Situationen vor, die mir begegnen. Sie können mir in den Kommentaren reflektieren, ob ich Ihre Situation getroffen habe.

Gute Scrum Meetings

Neue Strukturen, alte Gewohnheiten

Mein Klassiker: Scrum wird zwar eingeführt, die alten Strukturen (sprich Meetings) existieren aber weiterhin. Dann nutzen Sie zwar ein Sprint Planning, ein Daily Scrum, ein Review und eine Retrospektive - aber mit weiteren Parallelmeetings. Das tut weh, ist ineffizient und verlangsamt Sie. Dadurch, dass alte Zöpfe nicht abgeschnitten werden, müssen Sie sich immer überlegen, welches Meeting denn nun führend ist. Entscheidungen werden verlangsamt und nicht rechtzeitig getroffen.

Das alte nicht sein lassen und das neue nicht richtig tun!

Wenn Sie Scrum machen wollen und sich dafür entschieden haben, dann müssen Sie es auch in seiner gesamten Form einsetzen. Tun Sie das nicht, erkaufen Sie sich dann massive Probleme!

Die falschen Personen sind im Meeting

Oft sind die falschen Personen in Meetings eingeladen und / oder nehmen teil. Dann haben Sie trotz einer hohen Effektivität (Sie tun nämlich das Richtige), eine sehr geringe Effizient (denn Sie tun es nicht richtig). Zwei typische Vertreter sind:

  • Keine Entscheidungen. Es werden im Meeting keine Entscheidungen getroffen, da der Entscheider gar nicht anwesend ist.
  • Wissen fehlt. Es wird an einem Thema gearbeitet, aber es kann nicht durchdrungen werden, da nicht das ganze Wissen im Raum ist

Auch hier kann es andere Ausprägungen geben. Wenn Sie gute Scrum Meetings aufsetzen wollen, müssen Sie gerade diese beiden Punkte im Auge behalten.

Kein (guter) Moderator oder Facilitator vorhanden

Ein Meeting oder eine Session wird in der Regel immer geleitet. Ob dieses nun formal festgelegt ist oder sich während des Meetings herauskristallisiert: Sie benötigen eine Person (oder mehrere) die der Session die richtige Struktur geben und unterstützend tätig sind. 

Die Rolle fällt oft (im klassischen Projektmanagement) dem Projektleiter zu. In Scrum sehen wir oft die Moderation beim Scrum Master oder in manchen Events auch beim Product Owner. Auch wenn diese Rollen sehr oft zufällig zusammenfallen, müssen Sie auch die typischen Skills für die Facilitation im Auge behalten.

Es fehlt an Grundlagen für Einladungen

Einladung zu guten Scrum Meetings

Es gehört zu den Basics und wird trotzdem immer wieder vergessen. Zu einem gutem Meeting gehört etwas Vorbereitung, die sehr leicht zu erbringen ist. Auch für gute Scrum Meetings müssen Sie die folgenden Aspekte eines Meetings immer im Auge behalten. Das hat zunächst noch gar nichts mit agilen Meetings und Sessions zu tun.

  • Ein Ziel. Was soll in dem Meeting oder der Session erreicht werden? Das sollte sich in einem konkreten Satz zusammenfassen lassen. Zum Beispiel: "Evaluierung neuer Möglichkeiten Mitarbeiter zu gewinnen". Das Ziel für das Meeting ist dann so etwas wie ein sehr kleines Sprint Ziel.
  • Eine Agenda. Erlauben Sie es den Teilnehmern bereits einen kleinen Einblick darüber zu bekommen, was inhaltlich und / oder strukturell zu erwarten ist. Je nach Gruppe kann es sinnvoll sein, Angaben zur Zeit pro Agendapunkt zu machen. Beispiel: "1) Checkin 5min 2) Informationsgenerierung 50min 3) Einsichten generieren 60min 4) Entscheidungen treffen 30 min 5) Abschluss 10 min"
  • Ein Ort. Wo findet das Meeting statt? Ein häufiges Problem ist es, dass sich Teilnehmer nicht so gut auskennen und deshalb den Ort nicht finden. Eine implizite Annahme liegt immer dann vor, wenn von einem bestimmten Ort ausgegangen wird, ohne das dieser angegeben ist. Das kann zu Verwirrung führen, denn am Ende ist er es dann doch nicht. Es bietet sich bei anderen Orten an, Wegbeschreibungen, Straßennamen und Raumbezeichnungen immer mit anzugeben. Beispiel: "Innovationsgebäude, Raum 12, 2. Stock, Musterstraße 34, 00000 Musterstadt - siehe beiliegende Wegbeschreibung"
  • Die Zeit. Wann findet die Session statt? Wählen Sie die Uhrzeit mit Bedacht. So kann es sinnvoll sein, nicht genau um 15.00Uhr zu beginnen, sondern um 15.10Uhr - wenn Sie wissen, dass viele Teilnehmer einen Termin davor haben. Ebenso: die Angabe der Zeitzone erweist sich bei ausländischen (und oft online stattfindenden) Sessions als besonders hilfreich.

Gute Scrum Meetings aufbauen

Der Sprint gibt den Rahmen vor

Der Sprint ist der Container, in dem alle Events stattfinden. Er gibt Ihnen demnach den Rahmen, in dem Sie Ihre Meetings platzieren und ausführen können. Dieser Sprint ist Ihre Leitplanke, in dem alles andere stattfindet.

Terminkalender leeren

Es sammelt sich so einiges im Terminkalender an. Oft hilft es einmal, grundsätzlich alles abzusagen, was nicht dem zu entwickelnden Produkt gilt. Natürlich werden dann Rückfragen entstehen. Diese Konflikte müssen Sie offen austragen, um zu erkennen, welche Hindernisse und Anforderungen bei anderen entstehen. Hier kann der Scrum Master unterstützen, es setzt aber auch ein agiles Prinzip bei den Teilnehmer voraus: Selbstermächtigung und -organisation.

Es klingt leicht, ist schwer und nötig für Ihren Erfolg!

Klingt leicht, ist es auch: Termine abzusagen geht (elektronisch) sehr schnell, sollte aber in gemeinsamer Absprache mit Product Owner, Scrum Master und - wenn vorhanden - mit weiteren Stakeholder besprochen werden. Wenn Sie diesen Schritt nicht tun, dann werden Sie nie von dem guten Verhältnis zwischen Arbeitszeit und Meetingzeit profitieren!

Die drei Arten von Kalendereinträgen

Das Schöne ist, dass die unterschiedliche Art von Meetings sehr begrenzt und einfach ist. Es gibt im Grunde nur drei verschiedene Möglichkeiten, Ihre Kalender zu füllen. Starten Sie bei Ihrem Produkt und überlegen Sie, welche Meetings Sie konkret benötigen, um das Produkt zu entwickeln.

Scrum Meetings

In Scrum brauchen Sie grundsätzlich nur drei verschiedene Arten Ihrer Einträge im Kalender. Starten Sie mit den folgenden Möglichkeiten:

  • Regelmäßige Events / Meetings. Diese Meetings kennen Sie, wenn Sie Scrum erfolgreich und richtig aufgesetzt haben. Das sind zum Beispiel Ihr Daily Scrum oder auch die Retrospektive.
  • Einmalige Events. Auch solche Einträge gibt es, das können zum Beispiel einmalige Workshops sein, in denen Sie etwas erarbeiten. Charakteristisch dabei ist es, dass es nie wiederkehrende Einträge sein können. 
  • Arbeit / Ad hoc Sessions. Der letzte Punkt sollte Ihre "freie" bzw. ungeplante Zeit für die wirkliche Arbeit sein. Innerhalb dieser kann es durchaus vorkommen, dass Sie ad-hoc eine Session machen, um zu einem Ergebnis zu kommen. Es unterscheidet sich dennoch von einmaligen oder regelmäßigen Events.

Die eigene Velocity kennen

Wenn Sie den Rahmen haben und Ihre Velocity kennen, dann müssen Sie nur noch die Arbeit zur Bearbeitung fließen lassen. Denn dann wissen Sie, wieviel Arbeit Sie, in welchem Meeting schaffen können.

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