In der dynamischen Welt der Projektentwicklung ist die Scrum Retrospektive ein unverzichtbares Werkzeug, um nicht nur den Erfolg deiner Projekte zu sichern, sondern auch ein starkes, resilientes Team zu formen. Hast du dich jemals gefragt, wie dein Team noch effektiver und zufriedener arbeiten könnte? Die Antwort liegt oft verborgen in den Erfahrungen und Einsichten, die während einer gut durchgeführten Retrospektive ans Licht kommen.
In diesem Artikel nehme ich dich mit auf eine Entdeckungsreise durch die Kunst und Wissenschaft der Scrum Retrospektiven. Ich zeige dir, wie du diese kraftvollen Meetings gestalten kannst, um nicht nur Probleme zu identifizieren und zu lösen, sondern auch, um die Zusammenarbeit und das Wohlbefinden deines Teams auf ein neues Level zu heben. Bereit, gemeinsam mit deinem Team neue Höhen zu erreichen? Dann lass uns ohne weitere Umschweife loslegen. Und du bekommst von mir ein neuartiges Retrospektiven Format, welches du noch nicht kennst!
Die Retro das fünfte und damit letzte Event im Sprint. Sie hat den Fokus auf dem Prozess und der Zusammenarbeit im Scrum Team.
Die Sprint Retrospektive sowie das Ziel einer Retrospektive
Ein Event am Ende eines jeden Sprints, bei dem das Scrum Team zusammenkommt, um den vergangenen Sprint zu reflektieren und Verbesserungsmöglichkeiten für den nächsten Sprint auf Basis des letzten Sprint zu identifizieren. Der Zweck der Sprint-Retrospektive besteht also darin, Wege zur Steigerung von Qualität und Effektivität zu planen. Am Ende eines Sprints enthalten so alle Teammitglieder Verbesserungsmaßnahmen (z.B. zu einer Arbeitsweise) die schlecht gelaufen ist. Es lief gut? Auch das kann genutzt werden nächste Schritte zu identifizieren.
Lessons Learned und Retrospektive
Während sich typische Lessons Learned Formate in der Regel auf einen Projektabschluss beziehen und eher im klassischen Projektmanagement zu finden sind, schaut die Retrospektive immer in kurzen Zeitabschnitten auf den Prozess und versucht unmittelbar zu ändern. Der grundlegende Gedanke mag ähnlich sein, die Durchführung unterscheidet sich meistens.
Zeitbedarfe
Der Scrum Guide gibt eine Vorgabe (3h bei einem einmonatigem Sprint) und diese paart sich natürlich mit eigener Empirie. Ich persönlich finde es sehr angenehm mindestens 1,5 Stunden Zeit zu haben, da auch Timeboxing wichtig ist. Am Ende ist es in meinen Augen wichtig, dass der Zweck erfüllt wird. Ich probiere und diskutiere lieber etwas über Zeiten, als mich strikt immer von Timeboxen beeinflussen zu lassen. Nicht falsch verstehen: Timeboxen oder Zeitscheiben sind extrem wichtig und müssen eingehalten werden. Zu seiner richtigen Zeit im eigenen Kontext zu kommen ist aber absolut wichtig für mich.
Eine gute Retrospektive durchführen
Gehen wir gemeinsam einige Schritte durch, die dir helfen erfolgreich in der Durchführung zu werden. Denke bitte auch immer daran, Scrum ist ein Framework und die Ausgestaltung der einzelnen Events hängt von vielen Faktoren ab. Du kannst meine Vorlage und das beschriebene Vorgehen auf jeden Fall nutzen, es dir kopieren und dann adaptieren. Du kannst ebenso die Elemente nur als Richtlinie nutzen, das ist alles dir überlassen. Ich freue mich, wenn du deine Erfahrungen und Ergebnisse auch hier gerne mit mir in den Kommentaren teilst.
Ziel im Auge haben
Es geht immer um eine Verbesserung der Zusammenarbeit im Scrum Team. Du musst also einen Fokus auf die Zusammenarbeit im Team haben und gemeinsam Maßnahmen definieren, die euch dabei helfen. Um zu diesem Ziel zu kommen, gibt es viele Wege und verschiedene Methoden, die du nutzen kannst. Einige beliebte Methoden und mein präferiertes Vorgehen zeige ich dir natürlich auch. Es geht immer darum, was gut und was schlecht gelaufen ist und gemeinsam Maßnahmen zur Verbesserung zu finden. Achte auch auf die Stimmung im Team. Als agiles Team benötigen deine Mitglieder einen sicheren Raum um das erkunden zu können.
Die Struktur im Kopf haben
Wenn du das Ziel vor Augen hast, dann denke an die Menschen, mit denen du das Event verbringst. Sie stehen an einem Startpunkt und du als Scrum Master oder Moderator bringst diese Menschen nun an das Ziel (wie oben beschrieben). Jetzt kannst du das auf verschiedenen Wegen tun. Ein Meta Ablauf (Muster), welcher immer funktioniert ist der folgende:
Rahmen 1: Oberste Direktive
Norman L. Kerth
Ungeachtet dessen, was wir entdecken werden, müssen wir uns klar machen und davon überzeugt sein, dass jeder im Rahmen der in der jeweiligen Situation verfügbaren Mitteln, den bekannten Informationen und seinen Fähig- und Fertigkeiten sein Bestes gegeben hat.
Die oberste Direktive, formuliert von Norman L. Kerth, zielt darauf ab, eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit zu schaffen, in der Teammitglieder sich sicher fühlen, ihre Gedanken, Ideen und Feedback zu teilen. Sie besagt, dass alle Teilnehmenden einer Besprechung oder eines Workshops davon ausgehen sollten, dass jeder andere sein Bestes gegeben hat, basierend auf seinem Wissen, seinen Fähigkeiten und den zur Verfügung stehenden Situationen. Diese Annahme fördert Respekt und Verständnis innerhalb des Teams und hilft dabei, eine positive und konstruktive Arbeitsumgebung zu etablieren. Es geht darum, Schuldzuweisungen zu vermeiden und stattdessen einen Rahmen zu bieten, in dem Lernen und kontinuierliche Verbesserung im Vordergrund stehen.
Dass in jeder Retrospektive das Grundprinzip deutlich gemacht wird, ist steter Tropfen auf den heißen Stein und wichtig, damit sich eine gute Umgebung und psychologische Sicherheit etabliert.
Rahmen 2: Das Vegas Prinzip
Die "What happens in Vegas, stays in Vegas"-Regel in Scrum leitet sich wahrscheinlich von dem Werbeslogan ab, der ursprünglich von der Las Vegas Convention and Visitors Authority im Jahr 2003 verwendet wurde.
In Scrum Retrospektiven wurde dieser Ausdruck adaptiert, um eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit zu schaffen. Die Idee ist, dass alles, was während der Retrospektive besprochen wird, vertraulich behandelt wird und innerhalb des Teams bleibt. Dies soll Teammitglieder ermutigen, offen und ehrlich über Probleme, Herausforderungen und Gefühle zu sprechen, ohne Angst vor negativen Auswirkungen außerhalb des Retrospektivraums haben zu müssen. Es hilft dabei, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern, in der Lernen und Entwicklung im Vordergrund stehen. Der Ursprung dieser spezifischen Anwendung des Slogans in Scrum oder agilen Methoden lässt sich nicht genau einem einzelnen Ereignis oder einer Person zuordnen. Es ist vielmehr eine kreative Übernahme und Anpassung eines populären kulturellen Referenzpunktes, um ein wichtiges Prinzip in der Teamdynamik und im Feedbackprozess zu unterstreichen.
Kommen Teams alle zwei bis vier Wochen zusammen, dann geht es natürlich auch um die sogenannte Psychologische Sicherheit. Menschen werden nur offen sprechen, wenn sie wie oben beschrieben frei von Ängsten sind.
Eine Agenda erstellen
Besprechen wir nun die Agenda, die du zur Vorbereitung der Retrospektive als Scrum-Master im Blick hast. Für die Durchführung einer Retrospektive brauchst du immer ein Grundmuster, welches in deiner Agenda resultiert. Du kennst das Ziel, kennst die Struktur und leitest dann die Agenda ab.
Als Teilnehmer sind Scrum Master, Product Owner und Entwickler anwesend. Sie alle suchen gemeinsam nach Maßnahmen zur Verbesserung. Die Agenda dient dabei als Rahmen, damit der Erfolg deines Teams sichergestellt ist, denn wertvolle Zeit verschwenden möchte niemand. Ein Beispiel habe ich dir hier einmal dargestellt. Während links die Variante sich sehr an den 5 Phasen einer Retro lang hangelt, hat sie das rechte Format etwas erweitert. Das Scrum Team schreibt sich die besten Agenden über die Zeit selbst, ein Startpunkt ist oft sehr hilfreich.
Welche Erfahrungen und welche Beispiele hast du? Diskutiere in den Kommentaren mit!
Die nächste Retrospektive planen
Wie läuft die Retrospektive ab? Das kannst du im Grunde nicht wissen, da wir immer von einem komplexen System sprechen. Du wirst aber natürlich als Scrum Master und Kenner des Scrum-Frameworks schon in der Lage gewesen sein, Erkenntnisse zu gewinnen, wie dein Team agiert und reagiert. Und genau das gilt es im Kopf zu haben, wenn du in die Planung gehst. Dazu mache ich dir gerne ein Beispiel.
- Ein reifes Scrum Team benötigt meist keine Formate oder bestimmte Formen um eine Retrospektive nutzen zu können. Sie wissen um das Ziel, um die Wichtigkeit und nutzen meistens nur die 5 Phasen einer Retrospektive.
- Ein sehr am Anfang stehendes Team braucht viel mehr Unterstützung in grundlegenden Abläufen und der Verwendung von Methoden und Tools.
Beide Aspekte und natürlich deinen konkreten Fall musst du im Kopf haben, wenn du an die Planung gehst.
Passende Umgebung schaffen
Wer neugierig auf Scrum ist, ein echtes agiles Team besitzt und bei dem kreative Ideen nur so sprudeln, da ist die Rolle des Moderators oft nur darauf beschränkt Feedback zu geben und je nach Dauer die Zeit nicht aus dem Auge zu verlieren. Die Umgebung ist hier oft gar nicht das Problem. Selbst wenn der Scrum Master nicht da wäre, startet das Team automatisch nutzt Fähigkeiten und Kompetenzen um wertvolle Verbesserungen zu erreichen. Solche Situationen sind traumhaft, aber viele Teams und Organisationen habe diese Situation (noch) nicht. Deshalb ist es wichtig sich auf je nach Situation auf eine passende Umgebung zu konzentrieren.
Wenn du Mitglieder im Team hast, die es schwer finden konkreten Aufgaben, Verbesserungen oder Probleme zu formulieren, dann kann eine Umgebung in der du Unterstützung dafür bietest sehr wertvoll sein. So lernst du manchmal in einer Scrum Master Schulung, dass es wertvoll sein kann, mit Formaten und Methoden zu arbeiten, die es fördern zu diesen Punkten besser vorzudringen. So wäre es hier denkbar, dass du den Teilnehmern mit einer Art angepassten User Story Format oder einem Problem Statement unter die Arme greifst und hilfst zu guten Themen zu kommen.
Arbeitest du mit Menschen vor Ort, dann sollte eine Vorbereitung des Raumes dazugehören. Hier geht es oft darum, wie die richtigen Sitzgelegenheiten, Materialien und auch die Gestaltung des Raumes für ein gutes Miteinander vorbereitet zu haben.
Wenn die Mitglieder des Scrum Teams nacheinander reflektieren und gemeinsam in der Lage sind Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen und das dann auch wirklich schaffen, ist die Umgebung dafür meistens dazu beitragend.
Maßnahmen aus der Retrospektive
Ein häufiges Problem ist es für Teams, die Maßnahmen für Verbesserungen sinnvoll festzuhalten und auch nachzuhalten. Das Ziel liegt darin es zu schaffen, dass die Ergebnisse nachhaltig einen Weg in die Realität finden. Natürlich dürfen das auch Hypothesen und Experimente sein, die Dokumentation der Ergebnisse innerhalb des Teams sorgt an der einen oder anderen Stelle auch zu hitzigen Diskussionen.
Ich persönlich bin ein Freund davon, die Einträge direkt im Sprint Backlog zu halten, andere Teams nutzen für Experimente und auch länger andauernde Experimente auch Kanban Boards. Man kann und darf streiten, was besser ist und funktioniert. Für mich ist immer die Lösung ein Sprint Backlog mit allem, was ansteht, die beste Lösung. Es hält extrem den Fokus.
Die Phasen einer Retrospektive
Wenn du das Buch von Esther Derby und Diana Larsen gelesen hast, die im Buch "Agile Retrospectives: Making Good Teams Great" von 5 Phasen sprechen, dann kennst du diesen Abschnitt jetzt. Diese Phasen gefallen mir sehr gut und ich selbst nutze diese immer als Grundstruktur.
Scrum Master & Moderator besprechen mit dem Scrum Team retrospektiv
In regelmäßigen Abständen kommen der Teamleiter und der Vermittler zusammen, um mit ihrer Gruppe zurückzublicken und über vergangene Projekte oder Arbeitsphasen zu reflektieren. Diese Sitzungen dienen dazu, Arbeitsweisen zu bewerten, Erfolge zu erkennen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Dabei liegt der Fokus nicht nur auf dem, was erreicht wurde, sondern vor allem darauf, wie es erreicht wurde und welche Schritte in Zukunft angepasst werden können, um die Effektivität und Zufriedenheit im Team zu steigern.
Der Ablauf dieser Besprechungen ist strukturiert, um allen Beteiligten die Möglichkeit zu geben, ihre Gedanken und Erfahrungen offen zu teilen. Zu Beginn wird oft ein Überblick über den betrachteten Zeitraum gegeben, gefolgt von einer detaillierten Diskussion über spezifische Ereignisse oder Aufgaben. Wichtig ist hierbei eine konstruktive Atmosphäre, in der Feedback nicht als Kritik, sondern als Chance zur Verbesserung verstanden wird.
Anschließend werden gemeinsam Lösungsansätze und Maßnahmen entwickelt, um identifizierte Probleme anzugehen und die Arbeitsweise des Teams kontinuierlich zu verbessern. Dies kann von kleinen Anpassungen in der Kommunikation bis hin zu größeren strategischen Änderungen reichen.
Zum Abschluss der Besprechung werden die besprochenen Punkte noch einmal zusammengefasst und konkrete Schritte festgelegt, die bis zum nächsten Treffen umgesetzt werden sollen. Dies stellt sicher, dass die Diskussionen nicht nur theoretisch bleiben, sondern tatsächliche Veränderungen nach sich ziehen.
Diese regelmäßigen Treffen sind ein essenzieller Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und tragen maßgeblich zur Steigerung der Produktivität und Arbeitszufriedenheit bei. Sie fördern zudem das gegenseitige Verständnis und die Zusammenarbeit im Team.
Scrum Retrospektive: wählt die Methoden für gutes agiles Arbeiten (5 Methoden +)
Um dir einen guten Einstieg in deine Events zu bieten habe ich dir hier eine Liste mit weiterführenden Erfahrungen aufgelistet. Ein guter Scrum Master zeichnet sich nicht dadurch aus, dass er die meisten Formate und Formen kennt, sondern dass er in der Lage ist das Ziel im Blick zu haben und situativ auf die Empirie und Ereignisse im Sprint reagieren zu können. Somit finde ich, dass alle diese Formate. funktionieren aber auch nicht in jeder Situation. Passt die Umgebung nicht, berücksichtige ich meine Gruppe nicht und will nur irgendwelche Formate ausprobieren, dann scheitere ich auch. Für mich gibt es immer zwei typische Arten von Formaten. Das eine ist einfach eine leicht andere Struktur (so ist es ziemlich egal, ob du LLLL oder Starfish machst) und andere fokussieren auf den Inhalt bzw. ein Thema (z.B. Scrum Werte oder offene Aussprache).
Name | Meine Gedanken und Erfahrungen | Ablauf und Erfahrungen | Fokus |
|---|---|---|---|
Seestern / Starfish | Eine Erweiterung oder genauere Darstellung von Start, Stop, Continue. Zur Abwechslung ganz gut immer im Werkzeugkoffer dabei. | Design | |
Start, Stop, Continue | Sehr loses Muster, bei erfahrenen Teams sinnvoll, in Verbindung mit einer Struktur wie die Themen geschrieben werden soll. Es ist ähnlich zum Seestern und auch zum LLLL | Design | |
Freie Diskussion | Kann moderativ herausfordernd sein. Wichtig ist dabei, dass alle Teammitglieder sich schon klar darauf verständigt haben, die Zusammenarbeit zu verbessern. Lässt viel Spielraum und bringt oft gute Punkte hervor. Diese Art der Retrospektive bietet aus meiner Sicht den größten Freiraum. | Cell | Inhalt |
LLLL | Weiteres Format mit anderem Blickwinkel, einfach zu nutzen. | Ein weiteres einfaches und strukturgebendes Format anhand der folgenden Fragen: Liked, Learned, Lacked und Longed For? | Design |
Scrum Werte Retro | Persönlich nutze ich gerne, dass in einer Retrospektive nicht zwangsläufig ein bestimmtes Format genutzt werden muss, sondern das ich mir etwas aus dem Framework greifen und reflektieren kann. So zum Beispiel mit den Scrum Werten. | Inhalt | |
5 Why | Hinterfrage durch einfaches Fragen von 5 x Warum die wirkliche Ursache eines Problems - gefällt mir sehr gut, ist je nach Gruppe aber nicht immer ganz leicht, da Menschen hier gerne oft zu sehr in die Details gehen. (Sowas kannst du aber bei Close the Retrospective reflektieren) | Design / Inhalt | |
Zeitlinien | Schreibe Erkenntnisse des Sprint auf Post-Its und ordnet diese positiven oder negativen Erlebnissen zu. | Enter your text here... |
Retrospektive nutzen: So gehts im Beispiel
Ich habe dir einen kurzen Ablauf in dem folgenden Bild bereitgestellt. Beachte, dass der Scrum Master die Retro nie genau so machen muss und das mein Bild etwas beispielhaft ist und nicht alle Facetten natürlich berücksichtigt. Du erkennst so die 5 Phasen die in der Retrospektive besprochen werden. Schau dir schnell die Übersicht an oder nimm dir etwas mehr Zeit für den Ablauf als Video.
Neugierig auf Scrum geworden? Retrospektive ab Beginn einführen!
Aufgrund der wichtigen Bedeutung, der Retrospektive für die Weiterentwicklung eines Teams, nimmt das ganze Scrum Team an der Retrospektive teil. Egal welche Retrospektive Formen du nutzt, nutze meine Kurse bei Lecturio, um mehr zu lernen und gemeinsam mit mir deine nächste Schritte zu gehen. Egal, ob du die nächste Product Owner Schulung möchtest oder tiefer in die Mitglieder des Scrum-Teams Einblick bekommen möchtest.
