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Scrum Guide

Bessere Prozesse mit Retrospektiven

 Oktober 5, 2016

von  Sebastian

Eine Retrospektive in Scrum ist der Motor, mit Sie eine kontinuierliche Verbesserung in Ihrem Scrum Team und der Organisation fördern können. Eine Retrospektive wird in der Regel in fünf Phasen unterteilt und ermöglicht es dem Team, den gelebten Prozess zu reflektieren. Richtig gut werden Retrospektiven dann, wenn es etwas gibt, das die Teams nach der Retrospektive auch aktiv am Prozess angehen.

Scrum Retrospektive

In Scrum ist die Retrospektive das fünfte und damit letzte Event im Sprint. Die Retrospektive hat den Fokus auf dem Prozess und der Zusammenarbeit im Scrum Team. Im Scrum Guide finden wir die genauen Informationen:

Scrum Guide

The Sprint Retrospective is an opportunity for the Scrum Team to inspect itself and create a plan for improvements to be enacted during the next Sprint.

The Sprint Retrospective occurs after the Sprint Review and prior to the next Sprint Planning. This is at most a three-hour meeting for one-month Sprints. For shorter Sprints, the event is usually shorter. The Scrum Master ensures that the event takes place and that attendants understand its purpose.

Ziel der Scrum Retrospektive

Das Ziel ist Verbesserungen zu finden und diese auch anzustoßen. So ist es unerlässlich unmittelbar in dem nächsten Sprint bereits wieder eine Verbesserung umzusetzen, damit auch tatsächlich eine Verbesserung des Prozesses erfolgt.

Ein Blick in das agile Manifest gibt uns hier noch weiteren Aufschluss über das Prinzip, auf dem jedes agile Framework basiert.

Yesterday's weather - constant pace

Das agile Manifest


Das 12. Prinzip sagt aus:


In reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

Der Fokus der Retrospektive

Bei der Retrospektive liegt der Fokus auf dem Prozess, dem Zusammenspiel der Menschen und der Infrastruktur. Nicht im Fokus steht das zu entwickelnde Produkt. Zwar können hier immer Wechselwirkungen vom Prozess zum Produkt entstehen, doch der Fokus liegt auf ersterem. Kurz gesagt, das Produkt findet Betrachtung im Sprint Review und der Prozess und das Zusammenspiel in der Retrospektive.

Retrospektive Infografik

Sie findet nach dem Sprint Review und vor dem nächsten Sprint Planning statt. Die Retrospektive in Scrum ist damit direkt in Ihren Prozess eingebettet und projektbegleitend. Es ist damit kein typisches Lessons Learned am Ende eines Projektes.

Lessons Learned und Retrospektive

Während sich typische Lessons Learned Formate in der Regel auf einen Projektabschluss beziehen, schaut die Retrospektive immer in kurzen Zeitabschnitten auf den Prozess und versucht unmittelbar zu ändern.

Ablauf einer Retrospektive

Direkt bevor du erneut eine Sprint Planung startest und nachdem dein Sprint Review abgeschlossen ist, startest du mit der Retrospektive. Es hat sich mittlerweile eingebürgert, dass für Retrospektiven die 5 Phasen nach Esther Derby und Diana Larsen benutzt werden, die im Buch Agile Retrospektives beschrieben sind, verwendet werden. Das ist insbesondere bei neuen Teams ein sehr gutes Gerüst, um die Retrospektive zu strukturieren.

Du kannst in jeder Phase unterschiedliche Techniken nutzen. So nutze ich zum Beispiel ganz andere Techniken für Teams die ich ganz neu habe, als für Teams, die schon eingespielt sind.

5 Phase einer Retrospektive

Die Phasen einer Retrospektive
  1. 1
    Schritt 1: Set the Stage - Rahmenbedingungen für eine gute Retrospektive schaffen.
    In diesem ersten Schritt geht es darum, dass alle Teilnehmer zunächst ankommen können und sich wohl fühlen. Es ist wichtig, dass eine gute Atmosphäre herrscht und in der Scrum Retrospektive jeder zu Beginn etwas gesagt hat. Damit erhöht sich auch die Wahrscheinlichkeit, dass später mit diskutiert wird..
  2. 2
    Schritt 2: Gather Data - Divergierende Informationssammlung im System
    Im zweiten Schritt einer Scrum Retrospektive geht es um die Sammlung von Daten aus dem letzten Sprint. Dabei wird der Wert auf die Quantität gelegt und der Fokus aus die Menge der Fakten gerichtet, eine Auswahl und Bewertung erfolgt später. Dabei analysieren Sie Ihre konkreten Erfahrungen und bauen im weiteren Verlauf der Retrospektive darauf auf.
  3. 3
    Schritt 3: Generate Insights
    Der dritte Schritt einer Retrospektive nutzt den zweiten Schritt, um tiefere Erkenntnisse über das Erlebte zu generieren. Richtig gute Einsichten sind das A und O um im nächsten Schritt sich für die Umsetzung zu entscheiden.
  4. 4
    Schritt 4: Decide What To Do
    Im vierten Schritt überlegen Sie sich die konkrete Umsetzung aus Ihrer Scrum Retrospektive. Dieser Schritt ist sehr wichtig, denn wenn Sie in der Scrum Retrospektive keine Handlungen definieren, nützt Ihnen die kontinuierliche Verbesserung nichts.
  5. 5
    Schritt 5: Close The Retrospective
    Eine Retrospektive in Scrum wird ordentlich abgeschlossen, das zeigt der fünfte Schritt. Das ist wichtig, um allen Personen Respekt (lesen Sie mehr über den Scrum Wert Respekt) für die Arbeit und Zeit entgegenzubringen. Eine kurze Reflexion über das Format ist ebenso hilfreich. Dieser Schritt kann kurz gehalten sein, sollte aber nicht übergangen werden.

Dauer der Retrospektive

Der Scrum Guide nennt bis zu drei Stunden bei einem vierwöchigen Sprint. Ist dein Sprint kürzer, dann schrumpft auch das Zeitfenster für die Retrospektive. In meinen Augen macht eine Retrospektive unter einer Stunde kaum Sinn. Selbst mit einem sehr einfachen Format dauert es für mich mindestens 60-70 Minuten. 90 Minuten finde ich ganz angenehm.

Für mich ist die Zeitfrage aber immer ein Wechselspiel zwischen dem Format und dem Fokus. Gute Erfahrungen habe ich auch mit den Gegenwartsbäumen gemacht, gerade wenn die Ursache-Wirkungsbeziehungen zwischen Gründen nicht so einfach sind. Hier solltest du aber mindestens zwei Stunden veranschlagen, um ein gutes Ergebnis zu erzielen!

Einladung und Infrastruktur

Der Scrum Master ist die Person, die sich um das infrastrukturelle kümmert. Er ist es auch, der idealerweise dafür sorgt, dass die Termine (mit Ziel und Agenda) allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Für alle Formate hat er die notwendigen Materialien vorbereitet und stellt sie im Termin zur Verfügung und leitet die Teilnehmer bei neuen Techniken an.

Es bietet sich an, auch hier wie im Daily Scrum zu verfahren. Nutze nach Möglichkeit immer gleiche Räumlichkeiten. Immer gleiche Wege und Rituale schleifen sich über die Zeit ein. Du wirst weniger Verspätungen und eine höhere Anwesenheit durch solche einfachen Dinge bekommen können.

Einfache Formate für die Retrospektive

Es gibt sehr viele und gute Formate für die Retrospektive in Scrum. Dazu existieren Webseiten und ganze Bücher, in denen man alle möglichen Techniken finden kann. Es ist für jeden etwas dabei. Grundsätzlich empfehle ich zwar verschiedene Formate auszuprobieren, sich dann aber auch ein gutes Set festzulegen.

Es gibt zwar Teams, die immer etwas Neues ausprobieren wollen, eine gewisse Konstanz ist aber auch hier nicht verkehrt. Das lässt sich natürlich nur unter Berücksichtigung aller Rahmenbedingungen sagen. Ich persönlich bin ein Fan der Timeline und dem einfachen Plus / Delta. Wenn ich mehr Zeit habe, nutze ich bei Problemen auch gerne einen Gegenwartsbaum.

Ich möchte an dieser Stelle zwei sehr einfache Formate vorstellen, die sich immer wieder anbieten. Gerade wenn der Scrum Master oder das Team neu ist.

Plus / Delta

Plus Delta Format Retrospektive

Es werden Themen gesammelt, die im letzten Sprint gut gelaufen sind und ebenso Dinge, die noch ein Delta an "gut gelaufen" haben oder womit sich einfach noch jemand nicht "ganz so wohl fühl".

Start / Stop / Continue

Start Stop Continue Format Retrospektive

Bei diesem Format werden Themen nach den Gruppen "damit sollten wir starten", "diese Dinge sollten wir beenden" und "mit diesen Dingen machen wir weiter" gesammelt.

Du wirst später deine eigenen Erfahrungen mit den Formaten machen und selbst zu Methoden und Techniken greifen, die vielleicht nur bei dir existieren werden. Das kann ein besonderes, an eine bestimmte Situation angepasstes, Format sein. Meine 15 Minuten Retrospektive war genau so ein Beispiel. Begreife die Formate als Weg und nicht als Ziel.

Wichtiges Ergebnis jeder Retrospektive

Um eine kontinuierliche Verbesserung des Prozesses zu erreichen, ist es notwendig, dass du bei jeder Retrospektive etwas als Aktion ableitest, dass das Team im nächsten Sprint auch verbessern kann.

Retrospektiven in der Übersicht

Inputs für Retrospektiven

Um Daten für die Analyse zu bekommen, kannst du in Scrum auf eine Reihe von Artefakte, Events, Rollen und Ereignisse zurückgreifen. Unter anderem:

  • Burn Down / Burn Up Charts
  • Impediment Backlog
  • Empfinden der Teammitglieder
  • Ereignisse in der Organisation
  • Schnittstellen
  • Gefühle
  • ...

Eine Besonderheit ist für mich immer die erste Retrospektive, wenn ich zu einem neuem Team komme. Wenn ich es kann und die Rahmenbedingungen passen, dann versuche ich mit einer Retrospektive in Scrum direkt zu starten. Das hilft mir einen guten Überblick im Projekt zu bekommen. Dabei spielen eher Aufstellungen anhand von Fragen und Wechselwirkungen von Scrum und den Rahmenbedingungen eine Rolle.

Durchführung der Retrospektive

Wenn der Tag der Retrospektive gekommen ist, dann kann der Ablauf wie folgt kurz skizziert werden.

  • Die Retrospektive kann, muss aber nicht, vom Scrum Master moderiert werden. Es ist das Event, dass der Scrum Master am wahrscheinlichsten kontinuierlich moderiert.
  • Der Scrum Master entwickelt im Laufe der Sprints ein recht gutes Gefühl, welches Format für die Retrospektive am besten zur jeweiligen Situation passt.
  • Ein häufig verwendetes Muster ist das 5 Phasen Modell einer Retrospektive, das im Buch Agile Retrospectives beschrieben ist.
  • Der Fokus der Retrospektive liegt auf dem letzten Sprint und den dort erfahrerenen Geschehnissen.
  • Der Sprint wird analysiert und Daten werden erhoben, das kann in den unterschiedlichsten Formaten erfolgen.
  • Es wird von den Daten und Erlebnissen eine Maßnahme abgeleitet, die im nächsten Sprint auch umgesetzt werden kann.

Bleibe abwechslungsreich, aber konsistent

Du solltest die Retrospektiven immer etwas abwechslungsreich gestalten. Nimm nicht immer das gleiche Format, aber bleibe dennoch konsistent im Muster. Dieses Muster können zum Beispiel die 5 Phasen einer Retrospektive sein.

Es ist für die Teilnehmer immer wieder interessant nicht genau zu wissen, welches Format als nächstes kommt. Passe deinen Style auch der Reife der Gruppe an.

Das Ergebnis

Am Ende deiner Retrospektive solltest du einige Maßnahmen gefunden haben, die für das Scrum Team relevant sind und in das Sprint Backlog aufgenommen werden.

Darauf solltest du achten

  • Konflikte. Da Retrospektiven auch auf das Zusammenspiel zwischen Personen einen Blick werfen, sind Konflikte nicht unüblich.
  • Dokumentation & Archivierung. Sind Archivierungen von Retrospektiven nötig? Wie verwalten Sie das Wissen, wie teilen Sie es? 
  • Experimente. Mit klar definierten Experimenten kannst du bestimmte Ideen / Ergebnisse aus Retrospektiven erproben.
  • Impediments. Impediments können in Retrospektiven gelöst oder in diesen erstellt werden. Sie sind Hindernisse des Entwicklungsteam und kommen immer vor. 
  • Organisation. Maßnahmen oder Probleme, die in Retrospektiven an das Tageslicht kommen, sind häufig organisatorischer Natur.
  • Teamdynamiken. Je nach Stimmung kann sich die Teamdynamik sehr unterschiedlich verhalten. Gerade größere Gruppen müssen gut moderiert werden. 

Ein paar Tipps und Impulse

Externe Moderation

Lasse die Retrospektive durch einen externen Coach leiten. Oder rekrutiere einen Kollegen aus der Nachbarabteilung. So bekommst du einen wertvollen externen Blick auf eurer System, ohne direkt selbst Teil davon zu sein! Das Verändert die Zusammenarbeit und auch die Maßnahmen! Schau dazu gerne mal bei meinen Angeboten rein.

Andere Arbeitsumgebung

Das langweile, fensterlose Büro im 60er Jahresstil läßt Gedanken und Ideen förmlich im Keim ersticken. Oft kann ein externer Raum für wenig Geld in einer Co-Working Location gefunden werden.

Working Agreement

Definiere gemeinsam mit Team ein Set an Regeln, an das sich alle halten. Hast du schon ein Working Agreement? Perfekt, wenn nicht versuche doch mal eines zu etablieren!

Agenda prüfen

Zu jeder Session gehört auch eine Agenda. Oft wird die Agenda implizit angenommen. Versuche einmal eine explizite Agenda aufzustellen und schaue, was passiert. Variiere  diese ab und zu.

Abläufe ändern

Nicht jeder mag ein hippes Retrospektiven Format. Trotzdem hilft es, sich nicht immer am gleichen Schema in der Retrospektive entlang zu hangeln. Sorge für Abwechslung jenseits des typischen Ablaufs und schaffe Impulse!

Pair Doing

Lasse die Teilnehmer Zweierarbeit erleben, sowohl in der Retrospektive als auch später in der Umsetzung. Der Schritt "Decide What To Do" sorgt für die konkreten Maßnahmen und diese sollte nicht nur eine Person erledigen!

Gruppen bilden

Nutze Gruppen, um andere Blickwinkel zu verschaffen. Probiere die Bearbeitung zu dritt, zu viert oder als ganzes Team aus. Welche Parallelen zur täglichen Arbeit lassen sich dort ziehen und wo hilft es?

Fragen nutzen

Fragen sind einfach und Fragen sind effektiv. Als Moderator solltest du dir gute Fragen angewöhnen, um die Teilnehmer zu lenken, zum Denken anzuregen und ebenso zu verstehen, wie deren Wirklichkeit aussieht.

Fokus auf Sprint

In der Retrospektive solltest du - wie sonst auch - einen klaren Fokus halten. Du betrachtest den letzten Sprint und schaust nach vorne auf den nächsten Sprint. Nicht mehr und nicht weniger!

Fokus auf Positives

Nutze "Set The Stage" und weitere Impulse, um den Fokus einmal auf nur positive Verbesserungen zu legen. Wie können diese erhalten oder gar noch verbessert werden? Versuchen Sie es!

Standort Bestimmung

Wie kann das Team für sich herausfinden, ob es gut funktioniert? Lasse das Team einmal eine eigene Metrik entwickeln, von der es selbst glaubt, es kann die eigene Reife und / oder Erfolg messen und reflektieren Sie darüber!

Unmögliches fordern

Wechsel den Kontext und frage beherzt nach "was brauchen wir um doppelt so schnell liefern zu können?" Auch wenn solche Fragen nicht immer lösbar sind, können sie wertvolle Impulse liefern.

Veränderungen ins Sprint Backlog

Aufgaben zur kontinuierlichen Verbesserung gehören ins Backlog. Jedes Team sieht dabei vor, dass es eine kleine Verbesserung in den nächsten Sprint mitnimmt. Führe es transparent im Backlog mit.

Die Rollen in der Retrospektive

Scrum Master

Dem Moderator kommt eine besondere Rolle in der Retrospektiv zu. Er ist Moderator, Schlichter und auch Coach. Er hilft und unterstützt das Team gute Praktiken und Wege zu finden und achtet auch die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen, die am Ende der Retrospektive feststehen.

Ein Scrum Master muss selbst keine Verbesserungsmaßnahmen umsetzen, kann dieses aber tun. Dabei sollte daraus auf alle Fälle keine Regel werden.

Der Scrum Master kümmert sich aber um die Befähigung, die Teammitgliedern zu Teil werden soll, damit sie die Probleme selbst lösen können.

Wichtige Themen in der Hand des Scrum Master

Wenn du die Rolle des Scrum Master einnimmst, dann hast du in der Regel die folgenden Bereiche für die Retrospektive in deinem Einflussbereich. Das sind zum Beispiel:

1
Das Format

Der Scrum Master gibt mit dem Format einen bestimmten Rahmen vor, in dem sich das Scrum Team bewegen kann.

2
Die Infrastruktur

Damit die Retrospektive online wie offline funktioniert, stellt der Scrum Master die richtige Umgebung sicher.

3
Die Materialien

Welches Material verwendet wird kann der Scrum Master beeinflussen und auch vorbereiten

Product Owner

Kontrovers wird häufig über die Teilnahme des Product Owners bei der Retrospektive diskutiert. Er gehört zum Scrum Team und sollte demnach auch teilnehmen. Wenn ihr im Team darüber sprecht, ob dieser dazu gehört oder nicht, liegt das Problem in der Regel wo ganz anders.

Das Entwicklungsteam

Das Entwicklungsteam ist bei einer gut geführten Retrospektive in der Regel aufgeschlossen und immer mit dabei. Denn hier hat es die Möglichkeit den eigenen Prozess nachhaltig zu verbessern.

Sebastian

Ein paar Worte über den Autor

Agile Team Facilitator Sebastian Schneider
ICP-ACC Sebastian Schneider
Sebastian Schneider CSP
Sebastian Schneider CSP-PO

Sebastian Schneider ist dem Framework Scrum - es war Liebe auf den ersten Sprint - bereits seit 2005 verfallen. Seitdem begleitet er Unternehmen (meist größere) bei der Transition in eine neue Arbeits- und Produktwelt. Dafür findet er den richtigen Grad zwischen zielgerichteten systemischen Impulsen und dem nachhaltigen Coaching in der Organisation, um diese bei der Entwicklung und Optimierung des eigenen Kundenmehrwerts zu unterstützen und entwickelt mit ihnen Produkte, die ihre Kunden lieben. Im richtigen Maß gehören dazu die effektive und effiziente Facilitation dazu, sowie agile Spiele und Simulationen, die sein Themenfeld auf einfache Art begreiflichen machen. Auf Konferenzen, sei es im Fachbeirat oder als Akteur, gibt er gerne Erkenntnisse weiter und freut sich über Kontakte von Angesicht zu Angesicht.

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