Das Backlog Refinement ist ein sehr wichtige Tätigkeit in Scrum. Dadurch versetzt sich das Scrum Team in die Lage, das Backlog (mit allen Anforderungen) kontinuierlich aufzubereiten und ein gemeinsames Verständnis über die enthaltenen Product Backlog Items zu bekommen. Alles was das Product Backlog Refinement verlassen hat und von allen verstanden ist, kann im einer Sprint Planning betrachtet werden.
Das Product Backlog Refinement im Scrum (Refinement Meeting)
Das Backlog Refinement in Scrum ist eine sehr wichtige entwicklungsbegleitende Tätigkeit, die im Scrum Guide mit etwa 10% der Entwicklungskapazität des Team berechnet wird. Früher wurde sie als Grooming oder Backlog Grooming bezeichnet. Ziel dieser Aktivität ist es, dass Anforderungen aus dem Product Backlog eine gewisse Reife erlangen, um in der Sprint Planung für einen Sprint geplant werden zu können. Die Entwickler und der Product Owner haben in diesem Backlog Refinement die Möglichkeit das Verständnis zu schärfen: sie detaillieren Anforderung, schätzen und schneiden diese so, dass sie sinnvoll in einen Sprint bearbeitet werden können. Identisch kannst du das auch für EPICs gehen. Ebenso findet oft eine Sortierung oder Priorisierung statt. Somit geht es immer um die Pflege und Weiterentwicklung des Product Backlogs.
Das Backlog Refinement im Scrum Guide
Scrum Guide
Product-Backlog-Einträge, die durch das Scrum Team innerhalb eines Sprints abgeschlossen (Done) werden können, gelten als bereit für die Auswahl in einem Sprint-Planning-Event. Diesen Transparenzgrad erlangen sie in der Regel durch Refinement-Aktivitäten. Das Refinement des Product Backlogs ist der Vorgang, durch den Product-Backlog-Einträge in kleinere, präzisere Elemente zerlegt und weiter definiert werden. Dies ist eine kontinuierliche Aktivität, wodurch weitere Details wie Beschreibung, Reihenfolge und Größe ergänzt werden. Die Attribute variieren oft je nach Arbeitsumfeld.
Das Ziel für das Backlog Refinement
Das Backlog Refinement hat das Ziel, die Anforderungen die sich im Product Backlog befinden, so weit aufzubereiten, dass diese in die Sprint Planung gelangen können. Diese Anforderungen werden Product Backlog Items (PBI) genannt. Damit das geschehen kann, sind in der Regel die folgenden Schritte nötig
Häufig spricht man auch von der sogenannten Definition of Ready. Dabei musst du beachten, dass eine Definition of Ready nicht zu einem sequentiellen Vorgehen führt und du dir unnötige Schwierigkeiten und weitere überflüssige Arbeitsschritte einhandelst. Details findest du in meinem Artikel, warum wir keine Defintion of Ready benötigen.
Im Folgenden findest du die notwendigen Schritte für das Backlog Refinement:
Ablauf des Backlog Refinements
Zum Ablauf direkt sagt der Scrum Guide nicht viel aus und lässt Freiheiten. Es bleibt dir überlassen eine angemessene Lösung dafür zu finden. Ein Ablauf könnte wie folgt aussehen.
Vorbereitung
Durchführung
Der Ablauf im Termin selbst ist eine Schleife über alle Product Backlog Items, bis die Zeit um ist oder bis kein Diskussionsbedarf mehr über weitere Anforderungen herrscht.
Meisten kristallisieren sich zwei unterschiedliche Arten heraus:
- Wie oben beschrieben, existieren die Einträge bereits und sind im Backlog geführt
- Es gibt nur ein vages Thema und die Aufgabe des Product Owners ist es hier gemeinsam mit den Entwickler überhaupt erstmal zu gültigen PBI zu kommen.
Nachbereitung
Optimalerweise konnten alle Fragen und Anmerkungen direkt im Termin geklärt werden. Durchaus wird eine Frage im Nachgang noch geklärt, vielleicht nicht mehr zwischen allen. Diese Informationen müssen dann selbstständig und gewissenhaft durch die entsprechenden Personen im Product Backlog aufgenommen werden.
3 Tipps für das Refinement
Aus meiner Sicht, sind die folgenden Punkt immer wieder wichtig. Wenn Probleme in der Aktivität der Verfeinerung feststellst, dann oft genau in den folgenden Hinweisen:
Meine Erfahrungen zum Backlog Refinement
Im folgenden findest du noch einige Erfahrungspunkte zum Backlog Refinement von mir aus der Praxis:
Zeitpunkt für das Backlog Refinement
Das Backlog Refinement ist eine entwicklungsbegleitende Tätigkeit und hat keinen festen Platz, wie ein Event in Scrum. Schauen wir uns einmal die Möglichkeiten an, wo und wie das Backlog Refinement am besten untergebracht werden kann.
Keine Zeit zwischen zwei Sprints
Grundsätzlich findet das Backlog Refinement innerhalb des Sprints statt. Es gibt keine Zeit zwischen zwei Sprints. Bedenke, es kostet dich immer Kapazität innerhalb des Sprints!
Backlog Refinement nach der Planung und vor dem Review
Meistens liegen die Sprintwechsel in Organisationen so, dass nach ein paar Tagen, üblicherweise nach etwa der Hälfte des Sprints ein Refinement stattfindet. Wenn du zwei Termine machst, findet das Refinement üblicherweise nicht in den ersten Stunden nach der Sprint Planung statt und auch nicht in den letzten Stunden vor dem Sprint Review.
Vorlage für die Einladung
Vorlage
Liebes Team,
ich möchte euch hiermit zu unserem Backlog Refinement einladen. In diesem Regeltermin kümmern wir uns um die Reife der Einträge im Backlog.
Datum & Zeit:
- xx.xx.xxxx (ggf. auch Serientermin), um xx.xxUhr
Ziel:
- Verfeinerung der Product Backlog Items und Schaffen eines gemeinsames Verständnis über Anforderungen
Agenda:
- Vorstellung neuer oder wichtiger Product Backlog Items (PBIs) durch den Product Owner
- Fragen zu dem PBI durch das Entwicklungsteam
- Verfeinerung des PBI durch Überprüfung und ggf. Erweiterung der Akzeptanzkriterien
- Überprüfung auf die richtige Größe: kann das PBI im Sprint umgesetzt werden? Wenn nicht, wie schneider wir diese Anforderung?
- Schätzen der Anforderungen
Vielen Dank im Voraus für eure Teilnahe und Engagement,
[Scrum Master oder Product Owner]