Die Rolle Stakeholder in Scrum gibt es nicht. Sehr wohl existieren aber um Projekte eine oft nicht unerhebliche Anzahl von Stakeholdern, die du trotzdem im Auge haben solltest. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du Stakeholder in Scrum durch eine einfache, visuelle Möglichkeit dir bewusst und transparent machen kannst.
Stakeholder
In diesem Anschnitt werde ich die Stakeholder in Scrum genauer definieren und die Wichtigkeit beschreiben. Damit können wir uns dann im Folgenden auf die Visualisierung stürzen.
Was ist ein Stakeholder?
Stakeholder haben grundsätzlich ein mehr oder weniger starkes Interesse an einem Projekt. Sie sind auch Teilhaber des Projektes. Eine wie auch immer geartete Zugehörigkeit von dem Stakeholder zu dem Scrum Team welches das Produkt entwickelt - oder das Produkt selbst - ist dabei vorhanden.
Key Stakeholder?
Ein Key Stakeholder ist eine Person, die ein ganz besonderes Interesse an einem Produkt oder dem Projekt hat. Oft werden Stakeholder noch aufgeteilt und dann besonders beschrieben bzw. mit Namen versehen. das kann zum Beispiel in einem Stakeholder Mapping geschehen, bei dem du dann deine Stakeholder für Scrum findest und gruppierst.
Was macht ein Stakeholder in Scrum?
Die Tätigkeiten von Stakeholdern sind unterschiedlich. Typische Aufgaben liegen oft im Review und Reflexionsbereich. Dazu können Stakeholder in Scrum wertvolles Feedback für Produkt und das Scrum Team geben. Ebenso sind Stakeholder oft im Visionsbereich hilfreich, da diese in der Organisation Impulse geben (können).
Arten Stakeholder?
Da wir eingangs schon geklärt haben, dass Stakeholder Teilhaber in Scrum sind, kann die Art auch sehr unterschiedlich sein. Meistens kannst du für Scrum zwei oder drei Unterscheidungen treffen:
Während die Stakeholder für Produkt und Prozess oft klar sind, müssen wir auf die Stakeholder für Menschen noch einmal kurz genauer eingehen. Darin finden sich oft "Feelgood Manager", "HR", "Betriebsrat" und ähnliche Personen oder Gruppen.
Die meisten Stakeholder wirst du wahrscheinlich im Bereich des Produktes haben. Denke nur an die politischen Einflüsse in einem Unternehmen bzw. auch immer das, wofür das Unternehmen steht. Und das ist meistens ein Produkt.
Wichtigkeit von Stakeholdern
Wenn wir uns Scrum genauer betrachten, dann finden wir die Rolle Stakeholder nicht. Trotzdem gibt es sie, die Stakeholder. Wichtig ist im Grunde nur eines, dass Sie sich im Klaren sind, ob Sie Stakeholder haben und wenn ja, welche.
Das Ziel und der Sinn dieser Matrix ist es, sich über die verschiedenen Stakeholder bewusst zu sein und diese damit im Auge zu haben.
Stakeholder Analyse
In diesem Abschnitt kümmern wir uns nun um alles, was für die Stakeholder Analyse in Scrum benötigen.
Stakeholder in Scrum richtig einbinden
Stakeholder in Scrum müssen natürlich richtig eingebunden werden. Damit wir eine Idee von dieser Einbindung und den Möglichkeiten bekommen, starten wir kurz mit diesem Bereich der Stakeholder Analyse.
Du kannst dir von vorstellen, dass es bestimmte Rollen und auch Events in Scrum gibt, mit denen Stakeholder interagieren können. Führe dir immer die Events in Scrum vor Augen und überlege wo und wie dort Stakeholder involviert werden können oder müssen. Meistens wird das in dem Sprint Review der Fall sein, wenn es um das Produkt geht. Dort wird praktisch immer der Product Owner und die Entwickler involviert sein.
Wo du Stakeholder finden kannst
Stakeholder in Scrum oder generell im Projekt findest du erst einmal durch Begegnungen von neuen oder bekannten Personen, mit den du in irgendeiner Art und Weise arbeiten wirst.
Ob diese potentiellen Stakeholder, reale Stakeholder werden, zeigt sich im späteren Verlauf des Projektes. Manche sind auch im Vorfeld klar.
Gerade die Produkt Stakeholder in Scrum finden sich recht schnell. Andere, wie Stakeholder für die Benutzung des Produktes, finden sich oft später im Verlauf oder können auch vorab in einem kleinen Workshop erarbeitet werden.
Stakeholder im Consulting
Im externen Consulting oder Coaching hast du die unterschiedlichsten Stakeholder. So kann hier das Scrum Team selbst, der Sponsor, andere Abteilungen, die Personalabteilung, ein Trainingsanbieter oder ein Werk plötzlich zum Stakeholder mutieren.
Stakeholder im eignen Kontext
Wenn Sie rein in der eigenen Organisation unterwegs sind, dann haben Sie in der Regel weniger Stakeholder, als im externen Verhältnis, aber auch hier finden sich durchaus viele Personen, die als Stakeholder in Scrum in Frage kommen.
Stakeholder Mapping
Wenn wir vom Stakeholder Mapping sprechen, dann meinen wir damit eine Technik, mit der wir die (nun) bekannten Stakeholder auf unsere belange mappen. Dafür gibt es die unterschiedlichsten Möglichkeiten und Ideen. Ich stelle dir hier bewusst meine Art vor.
Workshop
Ich persönlich versuche diese Art des Stakeholder Mappings immer mit in ein initiales Backlog Refinement zu integrieren oder möglichst früh anzusprechen, damit sich jeder der Stakeholder bewusst ist. In diesem Workshop nutze ich dann die folgenden Techniken. Anzumerken bleibt natürlich, dass sich auch Stakeholder in Scrum ändern können - eine regelmäßige Überprüfung ist durchaus sinnvoll. Aber hier gilt: meistens ist es nach einer guten Konsolidierung nicht mehr so oft nötig.
Finden von Stakeholdern
Stakeholder zu finden ist in einem ersten Schritt nicht schwer. Nutze dazu einfach eine oder mehrere der folgenden Techniken:
Kleiner Tipp: Wenn man das direkt mit Namen der Stakeholder macht (und nur bei Ausnahmen mit Rollen), dann verfällt man nicht in die Haltung "man müsse jetzt alles nennen".
Ich finde es sehr praktisch, wenn du dieses Brainstorming direkt auf der 2x2 Stakeholder Matrix vornimmst und alles in die Mitte schreibst.
Stakeholder Matrix nutzen
Für deine Stakeholder in Scrum kannst du eine einfache 2x2-Matrix nutzen. Meiner Meinung nach kannst du sehr viele Sachverhalte mit genau so einer Matrix erklären und visualisieren - praktisch meine Lieblingstechnik 🙂
Für die Erstellung benötigst du nicht viel. Schau dir einfach das Bild an und wenn du mehr wissen willst, dann schaue dir auch unbedingt meinen Newsletter an und trage dich am besten gleich ein!
Erfahrungen & Fazit
Zur Orientierung zu Beginn oft hilfreich
Um die Stakeholder in Scrum zu analysieren ist es sehr hilfreich, sich zu Beginn des Projektes diese einfach zu visualisieren. Hier hört man öfters neue Namen, findet Indizien in Organigrammen und lernt neue Personen kennen: oft gibt es hier Stakeholder, die noch gar nicht jeder kennt oder ihr konntet sogar schon aussortieren.
Eine einfache Übung ist es nun, diese zu visualisieren. Ich nutze oft auf einem Plakat, einen Flipchart, der Wand oder einem digitalen Whiteboard eine Übersicht und kann reflektieren. Letzteres tue ich gerne regelmäßig in Retrospektiven. Welche Stakeholder haben wir, wie müssen wir mit ihnen umgehen? Alleine die Darstellung und das Bewusstsein darüber ist ein hilfreiches Werkzeug.
Bei der Planung beachten
Egal was und wie du planst, es wird immer Stakeholder geben, die einen Blickwinkel in die Planung bringen, den du (noch) nicht berücksichtigt hast. Das ist nicht schlimm, du sollten dir dem aber bewusst sein und das zum Beispiel mit der Stakeholdermatrix visualisieren. Und: nicht jeder Blickwinkel von jedem Stakeholder in Scrum muss in ein Produkt eingebracht werden. Hier hilft natürlich der Product Owner.
Im weiteren Verlauf oft vernachlässigt
Je nach Länge der Projektlaufzeit läuft die Beobachtung der Stakeholder irgendwann in eine Art Sättigung: neue Personen mit Einfluss auf das Projekt finden sich nicht mehr und bestehende verändern Ihre Positionen innerhalb der Matrix nicht entscheidend.
Ab diesem Zeitpunkt hast du eine Art Sättigung erreicht, die in den meisten Projekt irgendwann zum Tragen kommt. Auch hier gibt es Ausnahmen, aber ein Großteil der Projekte verhält sich ähnlich.
