Ampelstatus: Metriken & Ordnungen

Ampelstatus in Projekten verwenden?

Den Ampelstatus oder die Projektampel, kennt wahrscheinlich jede Person, die aktiv im Projektmanagement tätig ist oder war. Dieser Status ist so allgegenwärtig, dass ich mich neulich einmal nach dem tiefergehenden Sinn fragen musste.

Dazu stelle ich drei Ebenen (Ordnung) vor, die für eine Auswertung relevant sind und die zeigen, auf welchen Ebenen eine Auswertung in Projekten stattfindet.

Der Ampelstatus im Detail

Was sagt der Ampelstatus aus

Auch wenn es die unterschiedlichsten Artikel zum Thema Ampelstatus gibt und Unternehmen diese teils unterschiedlich einsetzen, gib es doch ein paar Merkmale, die immer wieder ähnlich oder gleich sind. Dazu zählen besonders:

  • Ein vereinfachte Art, den Status von Projekten oder Arbeit auszudrücken
  • Der Status orientiert sich an den Farben einer Ampel: grün, gelb und rot
  • Es werden immer Daten aggregiert (manuell oder automatisch)
  • chevron-circle-right
    Die Ampel erfolgt nicht immer objektiven Gesichtspunkten

Die unter Ihnen, die sich mit dem Ampelstatus auskennen, für die ist das nichts neues. Häufig wird dieser Ampelstatus in Berichten für das Management so aufbereitet. Schauen wir uns nun ein paar typische Probleme mit dem Ampelstatus an und gehen danach auf Unterschiede in den Ebenen ein.

Probleme mit dem Ampelstatus

Mir persönlich fallen Herausforderungen mit dem Ampelstatus auf, die ich Sie im Folgenden einmal zusammen gefasst finden. Das umfasst nicht alle, aber die, die ich am häufigsten sehe.

  • Es ist nicht immer genau klar, ab wann und ab welchen Kriterien eine Ampel nicht mehr grün leuchtet. Auch wenn es grobe Richtlinien gibt, ist oft der Ausschlag zu der einen oder anderen Farbe "nicht so ganz leicht" zu treffen
  • Der Ampelstatus wird sehr häufig von Personen gesetzt, die nicht an der eigentlichen Arbeit beteiligt sind
  • Die Daten, die zur Auswahl dieser Ampel herangezogen werden basieren oft auf nicht eindeutigen Quellen
  • chevron-circle-right
    Eine Tendenz, dass der Ampelstatus nicht von allen Projektbeteiligten akzeptiert wird, ist hoch, eine gemeinschaftliche Erstellung existiert nicht immer

Metriken und Ordnung

Um den Ampelstatus besser einsortieren können, möchte ich diesen im größeren Zusammenhang betrachten. Diese Art der Messung hat auf einer bestimmten Ebene seine Berechtigung, führt bei einer Verallgemeinerung aber zu Problemen. Das hilft aus meiner Sicht, das Ganze zu verstehen.

Ampelstatus: Metriken & Ordnungen

1. Ordnung: Die Arbeit selbst

Betrachten wir die Metriken der ersten Ordnung, dann haben wir keinerlei Filter auf diese Daten. Wir können zum Beispiel zum Sprint Backlog gehen und uns einen Eindruck von der Arbeit machen.

Die Arbeit ist ungefiltert und wir können die Information uns abholen, die das Bild zeigt. Das mag nicht immer leicht sein und vielleicht muss das ein oder andere kombiniert werden, aber grundsätzlich haben wir so Zugang zu den reinen Daten.

2. Ordnung: Die Arbeit quantitativ aufbereitet

Wenn wir Daten quantitativ aufbereiten, dann bedeutet das zum einen ein Gewinn, zum anderen ein Verlust. Wir gewinnen neue Einblicke, zu Beispiel durch die Analyse eines Trends. Wir können die Daten in einem anderen Zusammenhang begreifen.

Wir verlieren aber auch etwas. Der genaue Blick auf die konkrete Arbeit ist - nun durch die Metrik der zweiten Ordnung - nicht mehr vorhanden. Natürlich verbietet uns niemand die Metrik der 2. Ordnung zu nehmen und bei Bedarf trotzdem auf die konkrete Arbeit zu blicken.

Ein Beispiel für so eine Metrik der zweiten Ordnung ist ein Burn-Down-Chart.

3. Ordnung: Die Arbeit qualitativ geordnet

Der Ampelstatus ist ein Beispiel für die 3. Ordnung. Hier nutzen wir die Daten der 2. Ordnung und gruppieren diese dann noch einmal. So kann ich mir zum Beispiel bestimmte Grenzwerte in einem Burn-Down-Chart definieren und ab diesen Grenzwerten stellt sich dann meine Ampel auf eine Farbe.

Dabei nehmen wir wieder ein ganzes Stück an Daten heraus und lenken den Blick nur noch auf 

Vorteile und Nachteile

Metriken 1. Ordnung

Pros

  • angle-double-right
    Direkter Zugriff auf die Daten
  • angle-double-right
    Möglichkeit die Daten zu analysieren

Cons

  • angle-double-right
    Verständnis über die Daten nötig
  • angle-double-right
    Hoher Aufwand die richtigen Schlüsse zu ziehen

Metriken 2. Ordnung

Pros

  • angle-double-right
    Gute Aussagekraft ohne die Arbeit im Detail zu kennen
  • angle-double-right
    Schnelle Anfertigung möglich

Cons

  • angle-double-right
    Je nach Metrik sind bestimmte Änderungen in der Arbeit nicht erkennbar

Metriken 3. Ordnung

Pros

  • angle-double-right
    Schneller, einfacher Indikator für Status
  • angle-double-right
    Prinzipiell durch jeden verständlich

Cons

  • angle-double-right
    Oft zu wenig in der Aussagekraft für einen echten Status
  • angle-double-right
    Aufwand in der Erstellung

Fazit

Wie so oft gilt auch hier: Es gibt für bestimmte Situationen immer eine passende Metrik. Grundsätzlich alles mit einer alpgemeingültigen Metrik durchführen zu wollen, führt nicht zum Ziel und zu Problemen im Projekt.

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