Aufbau eines agiles Portfolio Management Schritt für Schritt

Auf dieser Seite finden Sie alle Details, um Ihr agiles Portfoliomanagement Schritt für Schritt aufzubauen. Dazu verwende ich bekannte agile und lean Techniken, die Ihnen mit Sicherheit bekannt vorkommen. Und wenn nicht, finden Sie die Grundlagen dazu ebenso. Starten Sie noch heute mit Ihrem agilem Portfoliomanagement!

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Agiles Portfoliomanagement

Agiles Portfoliomanagement ist kein Selbstzweck, wie so vieles andere auch nicht. Deswegen ist es mir zu Beginn wichtig, die Motivation für mein Vorgehen zu erläutern.

Die Umsetzung des agilen Portfoliomanagement und den daraus resultierten Erfahrung sind bei Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen entstanden. Bei der Betrachtung fanden sich interessante Muster, die bei allen Unternehmen gleich waren - egal aus welcher Branche. Auf diese Muster werde ich in diesem Artikel ebenso zu sprechen kommen, genauso wie auf die vorherrschenden Probleme in diesen Unternehmen.

Auf Basis der Probleme in den Unternehmen und auftretenden Mustern, habe ich mich entschlossen diese Erfahrungen und Erfolge für alle zusammen in diesem Artikel zu bündeln. Somit haben Sie stets Zugriff auf das agile Portfoliomanagement aus der Praxis.

Die Seite ist so aufgebaut, dass Sie von oben nach unten die entsprechenden Punkte durchlesen und durcharbeiten können.

Was ist agiles Portfoliomanagement?

Was bedeutet agiles Portfoliomanagement in der Praxis nun genau. Agiles Portfoliomanagement ist die Verwaltung größerer Initiativen in einem strategischen Umfeld, das mehrere Produkte und in der Regel auch mehrere Teams betrifft.

Wieso agiles Portfoliomanagement?

Agiles Portfoliomanagement wird eingesetzt um strategische Initiativen in einer Organisation mit vielen Stakeholdern über Projekte oder Produkte in der richtigen Reihenfolge zu adressieren und trotzdem mit der nötigen Flexibilität umsetzen zu können.

Die folgenden Probleme finden sich häufig in größeren Unternehmen. Agiles Portfoliomanagement ist für mich persönlich immer dann in Organisationen eine Hilfe, wenn das Unternehmen sich bereits auf die Reise zu "mehr Agilität" gemacht hat, aber noch nicht angekommen ist. Es gibt einen Rahmen, den die Organisation nutzen und zur Weiterentwicklung verwenden kann.

Typische Probleme, bei denen Ihnen agiles Portfoliomanagement helfen kann!

Die nun folgenden Probleme treten je nach Reife des Unternehmens auf. Nicht jedes Unternehmen muss alle diese Probleme haben. Je geringer die Reife des Unternehmens desto wahrscheinlicher für das Vorkommen der folgenden Anzeichen.

Fehlende Art gemeinschaftlich zu arbeiten 

Erschreckend aber wahr: in vielen Organisationen ist nicht klar, wie das Unternehmen zusammen arbeitet, wie Wert geschaffen und wie ... wird.

Zu wenig oder falsch investierte Zeit in Refinements

Jeder arbeitet, aber nicht an den richtigen Stellen: übergreifende Refinements bleiben auf oder die Zeit ist falsch investiert.

Es wird an unfertigen Dingen gearbeitet und Kapazität gebunden

Das System ist voll, erzeugt aber keinen oder kaum Wert, da an unfertigen Dingen gearbeitet wird.

Eine transparente übergreifende Priorisierung fehlt

Es ist nicht klar, nach welchen Gesichtspunkten priorisiert wird. Die Reihenfolge ist willkürlich oder nach Bauchgefühl. Anderen in der Organisation ist nicht klar, wie diese Reihenfolge ermittelt wird.

Entscheidungen und Rollen unklar

Entscheidungen werden selten schnell dort getroffen, wo die Informationen sind. Entscheidungen werden übermäßig oft im Konsens gesucht und eine Absicherung findet statt. Wenn dazu noch Rollen und Aufgaben unklar sind, dauert alles einfach nur lange.

Keine Fokussierung auf Wert

Wichtig ist die Fokussierung auf den Wert. Entwicklen Sie Produkte, die Ihre Kunden lieben. Dazu müssen Sie diesen Wert kennen. Tun Sie das nicht, optimiert sich das System zwangsläufig auf andere Parameter.

Wir haben uns oben mit der Frage, was ist agiles Portfoliomanagement befasst und wieso agiles Portfoliomanagement sinnvoll ist. Sie können damit die eben typischen, genannten Herausforderungen in einem Unternehmen adressieren.

Arbeiten Sie mit emergenten Praktiken, die Ihnen helfen Mustern in Ihren Verhalten zu brechen. Sie können die folgenden Schritte dazu benutzen, Ihre Muster zu brechen.

Die Schritte zu Ihrem erfolgreichen agilen Portfoliomanagement

Nutzen Sie meine empirische ermittelten Schritte für Ihre erfolgreiche Umsetzung. Dabei sollen Ihnen die Schritte als Reflexion und Anpassungsmöglichkeit dienen.

Nr.


01

Klärung des Warum?

Wer nicht weiß, warum er startet, wird auch nie ankommen!

Die einfachste und wirkungsvollste Frage zu Beginn mit dem Kunden, dreht sich immer um das WARUM.

Wenn Sie nicht wissen, warum Sie etwas tun wollen, lässt sich die Frage auch nicht beantworten. Es fehlt Ihr Ziel und Antreiber, um eine agiles Portfoliomanagement erfolgreich aufzusetzen.

Die Frage ist aber sehr entscheidend, denn nur so kennen Sie eine erste Richtung in die Sie gehen können. Agiles Portfoliomanagement ist kein Selbstzweck und wenn Sie nicht die Symptome haben, die agiles Portfoliomanagement adressieren kann, dann ist die Sinnhaftigkeit immer fraglich.

Deswegen ist eine der ersten Fragen bei Kunden immer die, warum Sie etwas machen wollen. Die Antworten überraschen häufig.

Nr.


02

Zusammenarbeit

Wer nicht weiß, wie er mit anderen zusammen arbeitet, wird nicht erfolgreich zusammen Produkte entwickeln können.

Ich kann es häufig nicht genug betonen: Wer nicht weiß, wie er zusammenarbeitet, der wird auch nicht zusammenarbeiten.

Dabei geht es nicht darum, die Mitarbeiter und die Organisation mit kleinen Prozessen zu überschütten, sondern einzig und alleine darum ein agiles Prinzip wie Takt & Synchronisation organisationsweit umzusetzen.

Takt & Synchronisation ist eines der Elemente, das Ihnen in der Organisation bei Ihrem agilen Portfoliomanagement ein wertvoller Unterstützer ist.

Organisationen sind komplexe Systeme aus Menschen. Diese Systeme brauchen einen sinnvollen Rahmen der selbstorganisierte Arbeit ermöglicht und an den richtigen Stellen diese auch wieder zusammenführt.

Zusammengearbeitet werden muss nur dort, wo es nötig ist. Dieses zu erkennen und zu entscheiden ermöglicht ein flexibler Takt. Die Synchronisationspunkte erlaube den Austausch der Informationen, sofern nötig.

Nr.


03

Refinement

Unfertige Anforderungen die in die Umsetzung gegeben werden, führen zu Verstopfung Ihrer Organisation.

Das Refinement dient einem gemeinsamen Verständnis der umzusetzenden Initiativen. Dazu müssen die richtigen Personen über die richtigen Dinge sprechen.

Zunächst einmal benötigen Sie in vielen Organisationen überhaupt erst diesen Termin und die Menschen müssen in diesem Termin richtig arbeiten.

Wenn die richtigen Menschen dann an den richtigen Dingen arbeiten, dann benötigen Sie einen guten Fokus (häufig durch einen erfahrenen Moderator oder Scrum Master zu bewerkstelligen), um zum einen die richtigen Punkte zu bearbeiten und zum anderen auch wissen, wann Sie sich verbissen haben.

Die Zeit für ein gutes Refinement ist immer richtig investiert. Tun Sie es hier an dieser Stelle nicht, dann müssen Sie später im Tagesgeschäft die Arbeit tun - und hier haben Sie in das System dann schon mit Arbeit vollgestopft.

Nr.


04

Entscheidungen und Rollen

Es muss klar sein, wer was tut und wer was entscheidet.

Unternehmen kranken daran, dass gerne keine Entscheidungen getroffen werden. Lieber versucht man den Konsens zu finden und akzeptiert selbst den dann nicht.

Rollen und Verantwortungen werden doppelt belegt, Aufgaben sind unklar und AKV (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung) Matrizen werden besser nicht herausgeholt, da diese so weit weg von der Realität sind, dass die Kollegen befürchten müssen, ganz andere Aufgaben zu machen, als bisher durchgeführt.

So werden Entscheidungen, die grundsätzlich schnell zu treffen wären nicht getroffen, da die Entscheider Angst vor den Konsequenzen haben. Der Umgang mit negativen Erfahrungen ist oft weniger gewünscht noch 

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