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Methoden und Werkzeuge, Projekterfahrungen

15 Minuten Retrospektive Format

 November 3, 2016

von  Sebastian

15 Minuten Retrospektive

Die 15 Minuten Retrospektive ist durch Zufall entstanden und ich habe sie mehr oder weniger spontan ausprobiert und entwickelt. Dabei ging es nicht um das Framework Scrum selbst, es wurde aber trotzdem eine Reflexion auf einen gelebten Zeitabschnitt durchgeführt. Bei der 15 Minuten Retrospektive müssen Sie natürlich noch fokussierter arbeiten als sonst auch und können kurz und knackig Themen abfragen und Auswertungen analysieren.

Was braucht es?

Zur Durchführung braucht es nicht viel, aber die Vorbereitung muss gut geplant sein, damit auch keine Zeit verschwendet wird.

  • Alle Teilnehmer müssen pünktlich in einem Raum anwesend sein
  • Stehend oder U-Bestuhlung ist vorteilhaft
  • Klebezettel, Stifte und ein Flipchart bereitstellen
  • Uhr / Handy / Wecker um die Zeit zu nehmen (besonders wichtig)

Mehr benötigt es an Vorbereitung und Materialien nicht.

Wie funktioniert die 15 Minuten Retrospektive?

Für die eigentliche Retro können Sie sich die folgenden Fragen überlegen.

  • Handzeichen: Wer kann mir von euch sagen, was ihr aus der letzten Retro erfolgreich umgesetzt habt (wenn es eine vorherige Retro gegeben hat)?
  • Handzeichen: Wer hat Lust etwas neues umzusetzen?

Bei dieser Frage geht es hauptsächlich um „Set the stage„, die Frage sollte schnell und ohne langes Nachdenken durchgeführt werden können. Eine positive Formulieren erhöht die Chancen der Handzeichen. Mit ein bisschen Übung lässt sich aber auch bei der 15 Minuten Retrospektive der ein oder andere Hinweis schon ableiten. Der Moderator kann sich an dieser Stelle gut überlegen, was im Rückblick wichtig ist und was er beantwortet haben möchte. Die Frage kann ein gutes Stimmungsbild liefern. Das sollte keine Minute dauern.

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Die Kernfrage (gather data)

Danach gibt es eine Frage, für die die Teilnehmer drei Minuten Zeit haben.

  • Was ist dein aktuell größtes Problem (aus der letzten Iteration, wenn vorhanden), das auch noch existiert.

Das beantworten die Teilnehmer indem sie die Antwort auf Ihre Zettel schreiben. Der Moderator bereitet (wenn nicht schon geschehen) das Flipchart vor, in dem er die fertigen Probleme der Teilnehmer aufnimmt und diese auf die linke Seite klebt. In der Regel werden nicht so viele Punkte in drei Minuten genannt und es passiert auch, dass Themen doppelt genannt werden. Der Platz sollte je nach Klebezettelgröße auch ausreichen (es ist auch legitim, wenn jemand nichts schreiben möchte oder schlicht kein Problem hat!).

Die Detallierung und konkrete Aufgaben (generate insights)

Im nächsten Schritt hängen diese Zettel untereinander auf der linken Seite des Flipcharts. Jetzt folgt die Frage

  • was jeder Teilnehmer sich als kleine Aufgabe zur Lösung eines oder mehrerer Probleme vorstellen kann, die er in der nächsten Iteration umsetzen möchte.

Diese Aufgaben sollten mit Namenskürzel oder Avatar versehen werden, um eine Zuordnung zu erleichtern. Dafür kann man acht Minuten spendieren. Die Zettel werden dann auf die rechte Seite zum korrespondieren Problem gehängt, praktisch die Aufgaben zur User Story aus dem Sprint Planning.

Abschluss (close retrospective)

Nach Ablauf der Zeit, gerne auch schon vorher, findet allerdings keine Priorisierung oder Vergemeinschaftung statt. Es geht bei dieser Form der Retrospektive darum, auf konkrete Aufgaben zu fokussieren, die jeder Teilnehmer umsetzen möchte. Damit priorisiert der Mitarbeiter selbst. Dann fordert der Moderator auf, die entsprechenden Aufgaben mit in den Sprint zu nehmen. Wie die einzelnen Teilnehmer das machen und umsetzen, sollten diesen überlassen werden: es ist Selbstorganisation!

Was am Ende noch passieren kann:

  • Es werden nicht alle Karten abgehängt
  • Es besteht noch Bedarf zur Diskussion

Im ersten Fall bin ich recht schmerzfrei, solange jeder etwas mitgenommen hat und sich beim Betrachten des Flipcharts dann vielleicht doch gedacht hat, es sei zu viel, soll die entsprechende Karte hängen bleiben. Niemand muss eine Karte schreiben oder zwangsläufig mitnehmen, wenn er oder sie meint, es sei zeitlich nicht möglich.

Meistens werden die Personen, die konkrete Karten schreiben dazu tendieren, eine Karte mitzunehmen. Wer noch Diskussionsbedarf hat, der kann die letzten zwei oder drei Minuten – je nach Verlauf – zur freien Verfügbarkeit nutzen. Es kann zum Beispiel auch schnell im Rausgehen eine Feedback-Door als Stimmungsbild genutzt werden.

Sebastian

Ein paar Worte über den Autor
Agile Team Facilitator Sebastian Schneider
Agile Team Facilitator Sebastian Schneider
Sebastian Schneider CSP
Sebastian Schneider CSP-PO

Sebastian Schneider ist dem Framework Scrum - es war Liebe auf den ersten Sprint - bereits seit 2005 verfallen. Seitdem begleitet er Unternehmen (meist größere) bei der Transition in eine neue Arbeits- und Produktwelt. Dafür findet er den richtigen Grad zwischen zielgerichteten systemischen Impulsen und dem nachhaltigen Coaching in der Organisation, um diese bei der Entwicklung und Optimierung des eigenen Kundenmehrwerts zu unterstützen und entwickelt mit ihnen Produkte, die ihre Kunden lieben. Im richtigen Maß gehören dazu die effektive und effiziente Facilitation dazu, sowie agile Spiele und Simulationen, die sein Themenfeld auf einfache Art begreiflichen machen. Auf Konferenzen, sei es im Fachbeirat oder als Akteur, gibt er gerne Erkenntnisse weiter und freut sich über Kontakte von Angesicht zu Angesicht.

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