Kontinuierliche Verbesserung: die Retrospektive

Verbesserungen

Eine Retrospektive in Scrum ist der Motor, mit Sie eine kontinuierliche Verbesserung in Ihrem Scrum Team fördern können. Eine Retrospektive wird in der Regel in fünf Phasen unterteilt und ermöglicht es dem Team, den gelebten Prozess zu reflektieren. Richtig gut werden Retrospektiven dann, wenn es etwas gibt, das die Teams nach der Retrospektive auch aktiv am Prozess angehen.

Auch das agile Manifest kennt die Verbesserung, die sich in der Retrospektive von Scrum findet:

In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

Agile Manifesto

Der Fokus der Retrospektive

Bei der Retrospektive liegt der Fokus auf dem Prozess, dem Zusammenspiel der Menschen und der Infrastruktur. Nicht im Fokus steht bei der Retrospektive das zu entwickelnde Produkt. Zwar können hier immer Wechselwirkungen vom Prozess zum Produkt entstehen, doch der Fokus liegt auf ersterem. Kurz gesagt, das Produkt findet Betrachtung im Sprint Review und der Prozess und das Zusammenspiel in der Retrospektive.

Retrospektive Infografik

Sie findet nach dem Sprint Review und vor dem nächsten Sprint Planning statt. Die Retrospektive in Scrum ist damit direkt in Ihren Prozess eingebettet und projektbegleitend. Es ist damit kein typisches Lessons Learned am Ende eines Projektes.

Der Ablauf einer Retrospektive in Scrum

Direkt bevor Sie erneut eine Sprint Planung starten und nachdem Ihr Sprint Review abgeschlossen ist, starten Sie mit der Retrospektive. Es hat sich mittlerweile eingebürgert, dass für Retrospektiven die 5 Phasen nach Esther Derby und Diana Larsen benutzt werden, die im Buch Agile Retrospektives beschrieben sind. Das ist insbesondere bei neuen Teams ein sehr gutes Gerüst, um die Retrospektive zu strukturieren.

Die Phasen einer Retrospektive

Sie können jetzt in jeder Phase unterschiedliche Techniken nutzen. So nutze ich zum Beispiel ganz andere Techniken für Teams die ich ganz neu habe, als für Teams, die schon eingespielt sind.

Dauer der Retrospektive

Der Scrum Guide nennt bis zu drei Stunden bei einem vierwöchigen Sprint. Ist Ihr Sprint kürzer, dann schrumpft auch das Zeitfenster für die Retrospektive. In meinen Augen macht eine Retrospektive unter einer Stunde kaum Sinn. Selbst mit einem sehr einfachen Format dauert es für mich mindestens 60-70 Minuten. 90 Minuten finde ich ganz angenehm.

Für mich ist die Zeitfrage aber immer ein Wechselspiel zwischen dem Format und dem Fokus. Gute Erfahrungen habe ich auch mit den Gegenwartsbäumen gemacht, gerade wenn die Grund-Ursache-Beziehungen zwischen Gründen nicht so einfach sind. Hier sollten Sie aber mindestens zwei Stunden veranschlagen, um ein gutes Ergebnis zu erzielen!

Einladungen und infrastrukturelles

Raum Infrastruktur RetrospektiveDer Scrum Master ist die Person, die sich um das infrastrukturelle kümmert. Er ist es auch, der idealerweise dafür sorgt, dass die Termine (mit Ziel und Agenda) allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Für alle Formate hat er die notwendigen Materialien vorbereitet und stellt sie im Termin zur Verfügung und leitet die Teilnehmer bei neuen Techniken an.

Es bietet sich an, auch hier wie im Daily Scrum zu verfahren. Nutzen Sie nach Möglichkeit immer gleiche Räumlichkeiten. Immer gleiche Wege und Rituale schleifen sich über die Zeit ein. Sie werden weniger Verspätungen und eine höhere Anwesenheit durch solche einfachen Dinge bekommen können.

Die Formate für die Retrospektive

Formate RetrospektiveEs gibt sehr viele und gute Formate für die Retrospektive in Scrum. Dazu existieren Webseiten und ganze Bücher, in denen man alle möglichen Techniken finden kann. Es ist für jeden etwas dabei. Grundsätzlich empfehle ich zwar verschiedene Formate auszuprobieren, sich dann aber auch ein gutes Set festzulegen. Es gibt zwar Teams, die immer etwas Neues ausprobieren wollen, eine gewisse Konstanz ist aber auch hier nicht verkehrt. Das lässt sich natürlich nur unter Berücksichtigung aller Rahmenbedingungen sagen. Ich persönlich bin ein Fan der Timeline und dem einfachen Plus / Delta. Wenn ich mehr Zeit habe, nutze ich bei Problemen auch gerne einen Gegenwartsbaum.

ich möchte an dieser Stelle zwei sehr einfache Formate vorstellen, die sich immer wieder anbieten. Gerade wenn der Scrum Master oder das Team neu ist.

Plus Delta Format Retrospektive

Plus / Delta

Es werden Themen gesammelt, die im letzten Sprint gut gelaufen sind und ebenso Dinge, die noch ein Delta an „gut gelaufen“ haben oder womit sich einfach noch jemand nicht „ganz so wohl fühl“.

Start Stop Continue Format Retrospektive

Start / Stop / Continue

Bei diesem Format werden Themen gesammelt, mit denen jeweils begonnen werden sollte, die gestoppt gehören und ebenso Themen, die fortgeführt werden.

Achtung!

Wichtig bei der Retrospektive in Scrum ist es immer am Ende eine Idee für eine Verbesserung mitzunehmen. Diese kann zu Beginn jeder Retrospektive auch kurz vorgestellt werden. Sie sollte so klein sein, dass diese auch im Sprint wirklich umgesetzt werden kann.

Input für die Retrospektive

Welcher Input ist für die Retrospektive vorhanden?Ihren Input und alle Daten, die es sich lohnt zu betrachten, können Sie aus allen Artefakten, Events, Rollen, etc. ableiten. Ebenso ein Blick auf die Burn-down oder Burn-up Grafiken sind hier hilfreich. Gibt es Tendenzen? Gibt es Einbrüche? Ist es so wie erwartet? Daten finden sich fast überall, die Frage, die geklärt werden muss ist, ob diese relevant sind. Als Anhaltspunkt können Sie mit den folgenden Themen starten:

  • Burn Down / Burn Up Charts
  • Impediment Backlogs
  • Empfinden der Teammitglieder
  • Geschehnisse in der Organisation
  • Schnittstellen
  • Gefühle / Wohlbefinden

Eine Besonderheit ist für mich immer die erste Retrospektive, wenn ich zu einem neuem Team komme. Wenn ich es kann und die Rahmenbedingungen passen, dann versuche ich mit einer Retrospektive in Scrum direkt zu starten. Das hilft mir einen guten Überblick im Projekt zu bekommen. Dabei spielen eher Aufstellungen anhand von Fragen und Wechselwirkungen von Scrum und den Rahmenbedingungen eine Rolle.

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Durchführung der Retrospektive

Wenn der Tag der Retrospektive gekommen ist, dann kann der Ablauf wie folgt kurz skizziert werden.

  • Scrum Master hat sich vorbereitet und ein Format ausgewählt (ggf. bei Erfahrung auch spontan nach Teambefinden ausgewählt).
  • Team findet sich zum Event ein.
  • Die 5 Phasen der Retrospektive werden z.B. benutzt um eine Struktur für das Event zu finden.
  • Der vergangene Sprint wird betrachtet
  • Daten werden ermittelt
  • Anhand der Daten wird analysiert, was verbessert werden kann
  • Eine Umsetzung wird entschieden, die klein genug ist, um Sie im nächsten Sprint auszuprobieren
  • Die Retrospektive wird beendet

Retrospektive – einfach, oder?

Das Vorgehen in der Retrospektive ist vielfältig. Es gibt mittlerweile eine Auswahl an guten und praktischen Methoden, damit die Retrospektive in Scrum zu Erfolg wird. Dennoch ist die Retrospektive nicht leicht, da die folgenden Probleme und Herausforderungen auf Sie warten!

Konflikt Retrospektive

Konflikte

In Retrospektiven kommt es häufiger zu Konflikten, wenn das Zusammenspiel von Personen angesprochen wird. Das ist ein normaler Prozess und muss besprochen werden.

Archivierung der Retrospektive

Archivierung

Wenn Sie viele Retrospektiven durchgeführt haben, werden Sie auch viele Ergebnisse bekommen. Wie dokumentieren Sie all dieses sinnvoll?

Experiment

Experimente

Ergebnisse von Retrospektiven sind oft Experimente. Sie versuchen etwas und probieren etwas aus, um den Prozess zu verbessern. Das ist essentiell und sollte in Ihr Blut übergehen.

Scrum Fehler

Impediments

Das Impediment Backlog wird häufig während Retrospektiven gefüllt und muss demnach auch wieder geleert werden. Neben nützlichen Themen fallen oft auch behindernde Punkte in den Fokus.

Organisation

Organisationsthemen

Themen in der Retrospektive sind nicht immer im Team zu lösen, sondern betreffen auch die Organisation. Hier muss der Scrum Master aktiv werden.

Teamdynamik

Ungewissheit & Teamdynamik

Die einen finden es spannend, für die anderen regt sich etwas Unbehagen – gerade in der Retrospektive in Scrum kann es diverse Möglichkeiten geben, wie sich die Teamdynamik verhält.

Scrum Master als Moderator

Dem Moderator kommt eine besondere Rolle in der Retrospektiv zu. Er ist Moderator, Schlichter und auch Coach. Er gilt und unterstützt das Team gute Praktiken und Wege zu finden und achtet auch die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen, die am Ende der Retrospektive feststehen.

Scrum Master

Moderator

Der Scrum Master moderiert die Retrospektive. Dabei hilft er dem Team, Knackpunkte zu finden und unterstützt die Kollegen in der Findung von möglichen Lösungen.

Scrum Master Retrospektive

Materialien

Der Scrum Master hat für die Retrospektive immer einen Koffer an passenden Materialien dabei und ebenso auch die richtigen Techniken im Kopf, um erfolgreich arbeiten zu können.

Scrum Master Schlichter

Schlichter

Wo gehobelt wird, da fallen Späne – das ist in der Retrospektive der Fall. Wenn etwas nicht rund läuft, muss mit Befindlichkeiten und Gefühlen umgegangen werden.

Der Product Owner und die Retrospektive

Scrum Product OwnerKontrovers wird immer über die Teilnahme des Product Owners bei der Retrospektive diskutiert. Ich persönlich finde es unter bestimmten Bedingungen gut, wenn der Product Owner auch teilnimmt. Reflektieren wir dazu noch einmal kurz, warum er nicht teilnehmen sollte.

Der Product Owner vertritt den Kunden und hat die Wirtschaftlichkeit des Produktes vor Augen. Das ist auch gut so. Er hat – gerade wenn er direkt der Kunde ist – vielleicht einen verstärkten Blick auf das Produkt und stellt die Zusammenarbeit nicht unter das gleiche Licht, wie das Team selbst. Zum anderen gibt er aber wertvolle Blickweisen mit in das Team, die helfen können, Situationen zu verstehen und zu verbessern.

Ich finde es sinnvoll den Product Owner mit in die Retrospektive zu nehmen. Es könnte unter bestimmten Bedingungen eine Gefahr vom Product Owner ausgehen, dass dieser die Verbesserungen des Produktes zu Lasten der Teamverbesserungen sieht. Bei einem nicht konsequenten Scrum Master und einem ebenso wenig starken Team, bestünde hier zum Beispiel die Möglichkeit, dass die Retrospektive in eine andere Richtung abdriftet als gewollt.

Persönlich finde ich, dass in den meisten Teams eine recht ausgewogene Rollenverteilung vorhanden ist und auch die Mitglieder mit gesundem Menschenverstand auf die Prozesse schauen und damit die positive Bereicherung der Retrospektive durch die Rolle zu schätzen wissen.

Ist das nicht der Fall, muss die Frage diskutiert werden. Doch auch hier lohnt sich dann ein Blick in das agile Manifest – werden die Werte, Prinzipien oder gar die Scrum Werte hier richtig gelebt?

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Neuer Artikel im Projektmagazin: Der Gegenwartsbaum in der Retrospektive - Die Denkprozesse der Engpasstheorie - 7 months ago Reply

[…] gezielt unerwünschte Situationen anzugehen. Jeder kennt das Problem aus der Praxis: eine Retrospektive ist ein sehr wichtiges und hilfreiches Mittel, um den Prozess nachhaltig zu verbessern. Doch was […]

15 Minuten Retrospektive Format - Online Scrum Kurse - a few months ago Reply

[…] findet allerdings keine Priorisierung oder Vergemeinschaftung statt. Es geht bei dieser Form der Retrospektive darum, auf konkrete Aufgaben zu fokussieren, die jeder Teilnehmer umsetzen möchte. Damit […]

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